Navigator Studentenvereniging Wageningen (NSW) verduurzaamt en verwerkt de maandelijkse declaraties in 4 uur in plaats van 16 uur met WeDeclare

Interview met de oude & nieuwe penningmeester van het collegejaar 2020/2021

Wat is de naam van jullie vereniging?

Navigators Studentenvereniging Wageningen of in het kort NSW.

Wat is het belangrijkste doel van de NSW?

De NSW is een Christelijke studentenvereniging, sinds 1948 actief in Nederland en sinds 1973 in Wageningen. Het belangrijkste doel van de vereniging is om het woord van Christus bekend te maken en door te geven.

Hoeveel leden heeft de NSW?

Anno 2021 heeft NSW ongeveer 160 actieve leden, 40 seniorleden plus reünisten die 1 keer per jaar bij elkaar komen. De 160 actieve leden en 40 senior leden komen wekelijks bij elkaar in kleine kringen.

Hoe is de vereniging georganiseerd? (Aantal bestuursleden, Commissies, etc.?)

Onze vereniging heeft een bestuur van 5 leden en heeft 3 grote commissies die vooral actief zijn in het begin van het college jaar. Dit zijn de, Algemene Introductie Commissie voor de Algemene Introductie Dagen (de AID) van Wageningen Universiteit, de commissie voor de Verenigings Introductie Tijd (de VIT) en de Weekendcommissie. Daarnaast is ook een Pand commissie actief, die op zoek is naar een geschikte eigen locatie. Voor borrels wordt nu nog een locatie gedeeld met een andere vereniging.

Hebben de nieuw Corona maatregelen impact op de vereniging?

Gelukkig kunnen wij ervoor zorgen, dat we in kleinere kringen, waar voldoende afstand kan worden gehouden, bij elkaar kunnen blijven komen. Voorheen waren er grotere en kleinere borrels na de kringgesprekken, maar dat zit er helaas even niet meer in. Die worden nu uitgesteld en we maken er samen het beste van.

Op dit moment wordt WeDeclare ingezet voor het verwerken van de declaraties. Hoe kwam je in contact met WeDeclare?

Het eerste contact was via een mailtje, waarna we een afspraak hebben gemaakt om met elkaar kennis te maken.

Wat was je eerste indruk?

Mijn eerste indruk was dat WeDeclare een persoonlijk en betrokken bedrijf is, die zich gespecialiseerd heeft in Verenigingen. Dat zag ik niet bij andere marktpartijen terug. Daarnaast is mijn ervaring, dat een beginnend bedrijf zeer gemotiveerd is om mee te denken. Meteen vanaf de start was het contact en de samenwerking heel prettig.

Hoe werden de declaraties voor WeDeclare verwerkt?

Toen ik begon aan mijn bestuursjaar trof ik voor mijn gevoel een groot en log systeem aan. Alle declaratie kwamen binnen via de mail, de telefoon, via de website of werden in mijn hand gestopt. Na de betaling werden alle digitale bonnen geprint of werden de bonnen op papier in mappen verzameld om de declaraties te kunnen verantwoorden. Naast dat dit veel ruimte inneemt en daarvoor papier en inkt nodig is, was ik al snel met dat proces van uitbetalen, uitprinten en boeken ongeveer 2 dagen per maand bezig.

Wat was de motivatie om digitaal te gaan declareren?

Het proces vond ik niet duurzaam vanwege het papier en de inkt, die er doorheen ging en vond ik onnodig. Ook was het uitprinten een risico als er brand zou ontstaan.

Hoe lang heb je WeDeclare uitgeprobeerd?

In april 2020 zijn we gestart en in totaal hebben we WeDeclare 3 maanden uitgeprobeerd.

Hoe ben je gestart?

We zijn eerst gestart met de inrichting van WeDeclare en daarna zijn we met 1 commissie begonnen en hebben we in de loop van de tijd het aantal commissies vergroot.

Waar liepen jullie tegen aan tijdens de startperiode?

Het moeilijkst was voor de gebruikers om een account aan te maken. Gelukkig maken we gebruik van de Socie app, waarin we de link en de handleiding van WeDeclare konden plaatsen. Nadat de gebruikers een account hadden aangemaakt liepen de declaraties bijna vanzelf.

Hoe kijk je terug op de startperiode? 

In het bestuur zaten een aantal leden van de Kascontrole commissie, waardoor het bestuur en de kas commissie snel mee waren met WeDeclare. Daarnaast werd het door de leden als een logische vervolgstap gezien om de administratie te digitaliseren en tegelijkertijd te verduurzamen.

Werden er veel vragen gesteld?

In het begin wel. Het meest werd er gevraagd naar de link om een account aan te maken, maar verder viel het aantal vragen mee en gaven de leden aan dat het fijn is in het gebruik en dat je een bericht krijgt als de declaratie is goedgekeurd.

Gebruiken jullie een boekhoudprogramma? Zo ja, welke?

Wij gebruiken Conscribo en bankieren bij de Rabobank. Voor ons was het wel belangrijk dat een koppeling mogelijk was met Conscribo. Hiervoor was de start periode van 3 maanden zeer nuttig, waarin we stap voor stap deze koppeling hebben kunnen opzetten en een goed beeld hebben kunnen vormen van WeDeclare.

Hoe worden de declaraties uitbetaald met WeDeclare?

Met WeDeclare is het mogelijk om een SEPA bestand aan te maken, waarmee je alle declaraties in een keer kunt betalen. Dat scheelt een hoop tijd.

Wat waren de belangrijkste redenen om voor WeDeclare te kiezen?

De belangrijkste redenen waren dat de administratie wordt verduurzaamd met WeDeclare en het boeken meer geautomatiseerd verloopt, wat fouten voorkomt en aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Afgelopen zomer is het bestuur gewisseld en een nieuwe penningmeester gestart. Hoe is de overdracht verlopen?

In het begin dacht ik dat ik wel een training nodig had van WeDeclare, maar na een paar sessies met de vorige penningmeester had ik de training niet meer nodig, ondanks dat deze wel was ingepland. Ik kon vrij vlot zelfstandig werken en mijn weg vinden binnen WeDeclare.

Hoe was het voor jou als nieuwe penningmeester om met WeDeclare te gaan werken?

Het meeste is goed te begrijpen en het scheelde wel, dat ik in de zomer rustig kon starten. Ik dacht nog wel even, hoe zal dat gaan met de grote commissies, die ook een eigen penningmeester hebben en declaraties kunnen goedkeuren, maar dat liep ook allemaal goed.

Hoeveel tijd kost het nu per week / per maand om de declaraties te verwerken?

Over het algemeen ben ik nu ongeveer een middag of ochtend per maand bezig met het verwerken van WeDeclare en het scheelt, dat ik er niet constant mee bezig ben. Alles is nu overzichtelijk en komt op een plek binnen.

Wat wil je meegeven aan WeDeclare?

Het is fijn om te merken dat WeDeclare mee denkt, betrokken is en het platform mee – ontwikkelt met onze wensen.

Wat zou je andere verenigingen mee willen geven?

Wanneer je je administratie wilt digitaliseren, verduurzamen en tijd wil besparen, dan kunnen we zeker WeDeclare aanraden.

Wat is het handigste moment om met WeDeclare te starten en WeDeclare uit te proberen?

Bij de start is het handig om al enige ervaring te hebben, zodat je goed kan overzien wat WeDeclare voor je vereniging kan betekenen. We raden aan om dan meteen met 1 of 2 commissie te beginnen, zodat het werk valt te overzien en je een goed beeld krijgt van de voordelen van WeDeclare.

www.navigatorswageningen.nl