WeDeclare in de praktijk

Ouderraad van basisschool Wereldkidz Meent raakt geen bonnen meer kwijt met WeDeclare!

  • Apr 12, 2021
  • 2
  • 20

De Ouderraad van basisschool WereldKidz Meent gebruikt WeDeclare inmiddels 2 jaar. Waar voorheen 2x per week een fysieke postbus in de school bezocht moest worden, waarin mensen handgeschreven declaratieformulieren indienden, heeft WeDeclare het hele declaratieproces gedigitaliseerd.

Hierdoor kunnen gebruikers direct na aankoop van OR-artikelen hun declaratie indienen, waardoor declaraties sneller worden gedeclareerd en de kans op het vergeten te declareren afneemt. Daarnaast is de werkwijze met WeDeclare voor de penningmeester en voor de kas controle commissie een stuk eenvoudiger geworden, alles staat bij elkaar, en de kans op bonnetjes die kwijt raken is weggenomen.

"Het resultaat is dat het penningmeesterschap minder tijd kost en kwalitatief is verbeterd.

Ouderraad Wereldkidz Meent in Maarn

www.meent.wereldkidz.nl

Permalink

Stichting SH- Jong over WeDeclare; “Geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten”

  • Feb 01, 2021
  • 5
  • 17

Sinds een aantal jaar maken wij als vereniging gebruik van WeDeclare. In het begin was het even wennen hoe het programma werkt, maar als je eraan gewend bent dan is het heel eenvoudig om te gebruiken. Van onze vrijwilligers hoor ik ook dat zij WeDeclare een fijn programma vinden om mee te werken. Er is namelijk geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten.

Men kan heel makkelijk via de website of de app declaraties en een foto van de uitgave of een korte beschrijving toevoegen. Het fijne hiervan is ook dat het allemaal online gebeurt. Er is geen gedoe met bonnetjes afgeven of mailen naar de penningmeester. Dit scheelt behoorlijk aangezien onze vrijwilligers verspreid zitten over heel Nederland.

Wat super fijn aan WeDeclare is dat de penningmeester per maand alle declaraties kan goedkeuren en/of afkeuren. Daarna kan via WeDeclare een SEPA bestand worden aangemaakt welke geïmporteerd wordt in onze bankomgeving vervolgens worden alle declaratie in een keer voldaan aan onze vrijwilligers.

Onze bankomgeving is tevens gekoppeld aan onze boekhoudprogramma, waardoor alle declaraties makkelijke en snel verwerkt kunnen worden.

Kort samengevat, wij als SH-Jong zijn super tevreden met WeDeclare. Het heeft onze declaratie proces een heel stuk makkelijker en sneller gemaakt.

Koen Swaans
Penningmeester SH-Jong

www.shjong.nl

Permalink

Waterscouting Jan van Gent verwijst met plezier door naar WeDeclare

  • Nov 09, 2020
  • 1
  • 16

Declareren was altijd een gedoe. Formulier in excel invullen, afdrukken, ondertekenen door 2 personen, bonnetje eraan nieten, inleveren en dan zorgen dat het bij de penningmeester terecht kwam. Vaak werd er in de tussentijd een appje gestuurd: ik heb bedrag x uitgegeven, kun je me dat alvast overmaken. De kans dat daarna het formulier of bonnetje niet op de juiste plek terecht kwam was vrij reëel.

Sinds we overgestapt zijn naar declareren via WeDeclare hebben we daar geen last meer van. Alle informatie die nodig is voor een declaratie staat overzichtelijk bij elkaar, bonnetjes raken niet meer zoek omdat er een foto in de app staat en de penningmeester heeft altijd een actueel overzicht van de zaken die nog terugbetaald moeten worden. En het indienen van een declaratie gaat ook snel en makkelijk. De tweede handtekening die nodig is wordt nu automatisch gevraagd aan degene die verantwoordelijk is. Kortom, van alle gemakken voorzien.

Ook de klantenservice is prima. Als je vragen hebt over de werking van WeDeclare wordt je altijd snel geholpen. Als mensen vragen hoe wij onze declaraties op orde hebben gekregen, dan verwijzen we met plezier door naar WeDeclare.

www.waterscoutingjanvangent.nl

Permalink

Studiosi Mobilae, studievereniging uit Groningen, digitaliseert declaraties met WeDeclare

  • Oct 26, 2019
  • 2
  • 14

logo.png

Studiosi Mobilae, de studievereniging van Bewegingswetenschappen uit Groningen, gebruikt WeDeclare sinds januari 2019. WeDeclare is makkelijk voor de declarant. Binnen onze vereniging zijn dit onze bestuurs- en commissieleden, omdat zij niet meer naar het bestuurshok toe moeten om de declaraties te doen. Voor de controleur werkt het ook heel fijn, wat de penningmeester van het bestuur is binnen onze verenging, omdat alles naar wens kan worden ingesteld. Hierdoor verloopt  de kascontrole ook erg soepel.

Daarnaast staan de medewerkers van WeDeclare open voor vragen en is het contact tot dusver erg prettig verlopen. WeDeclare staat open voor tips en aanpassingen, als je vindt dat er iets verbeterd moet worden, wat natuurlijk net iets is wat niet door de penningmeester ingesteld kan worden.

In het kort WeDeclare is een enorme aanrader als je de declaraties wilt digitaliseren!

www.studiosimobilae.nl

Permalink

Zelfstandige Pauline van Schayck vindt WeDeclare onmisbaar voor een goede administratie

  • Jun 17, 2019
  • 2
  • 18

Als zelfstandige is het ontzettend handig om je bonnen overzichtelijk bij elkaar te hebben. Na een tijdje worden bonnen onleesbaar of je raakt ze kwijt. Als je ze opslaat via de app of de website, dan gaat je bon niet verloren en heb je meteen alle gegevens bij elkaar.

Ik vind vooral het maken van verzamelingen handig. Aan het eind van het kwartaal of jaar zie ik dan sneller welke bedragen ik af kan trekken van de belasting. Misschien heb ik het ook nog eens nodig, als ik meerdere uitgaven bij één opdrachtgever wil declareren. Dan kan ik daar namelijk ook een verzameling voor maken. In WeDeclare stel je je verzamelingen zelf samen, dus dat geeft mij de vrijheid om bonnen te groeperen op een voor mij handige manier.

WeDeclare is voor mij onmisbaar om een goede administratie bij te houden. Ik probeer er zo min mogelijk tijd aan te besteden, want ik ben natuurlijk liever aan het schrijven, over wetenschap bijvoorbeeld. Daar helpt WeDeclare zeker een handje aan mee!

www.paulinevanschayck.nl

Permalink

Binnen WSZV Aqua wordt tijd bespaart met WeDeclare

  • May 20, 2019
  • 2
  • 13

Aqua Logo jpg.jpg

Binnen onze vereniging wordt er veel gedeclareerd. Veel mensen halen eten, materiaal of natuurlijk bier voor Aqua. Eerst moesten leden declareren via formulieren, wat veel tijd kostte voor de leden en voor de penningmeester. Hierdoor wilden minder leden spullen voor Aqua kopen.

Maar sinds dat we WeDeclare gebruiken is het veel makkelijker. Daardoor vinden mensen het minder erg om geld voor te schieten voor Aqua. Ook raken we op deze manier geen formulieren of bonnetjes kwijt.

www.wszvaqua.nl

Permalink

Stichting Lux ad Mosum over WeDeclare

  • May 07, 2018
  • 2
  • 11

 

Sinds ongeveer een jaar maken wij als commissie van een studentenvereniging gebruik van WeDeclare. Al vanaf het begin zijn we erg tevreden over dit WeDeclare! Vooral voor de penningmeester van onze commissie wordt het declareren en overmaken een stuk gemakkelijker.

Commissieleden hoeven hun bonnetjes niet meer in persoon te overhandigen, waardoor er op elk moment gedeclareerd kan worden. Daarnaast is er een stuk minder papierwerk en is de administratie vanaf elke locatie beschikbaar.

Commissieleden hebben hun geld sneller terug, en de penningmeester kan daarnaast sneller zien waar het geld aan is uitgegeven of bepaalde declaraties terugvinden. We hopen nog vele jaren samen te kunnen werken met WeDeclare!

www.luxadmosum.nl

Permalink

Hockeyclub Hilvarenbeek zet WeDeclare in voor hun evenementen

  • Feb 17, 2018
  • 2
  • 10

Vijf jaar geleden zijn wij met een enthousiaste groep vrijwilligers begonnen met het organiseren van evenementen voor alle doelgroepen binnen onze vereniging. Hoewel we grote aankopen binnen de vereniging op factuur naar de penningmeester konden sturen, werden kleine bedragen toch vaak voorgeschoten. Voor de penningmeester een hele hoop werk om alles weer terug te betalen, en voor ons ook een hoop administratie om elke keer bonnetjes in te scannen voor de administratie van de penningmeester. Eigenlijk per toeval kwam ik toen bij WeDeclare, het werd via-via aanbeloven. Het was een hele simpele oplossing voor al het administratieve werk rondom het voorschieten van al die kleine bedragen, want dat zijn er stiekem best veel in een jaar.

We gebruiken WeDeclare nu voor al onze evenementen. Niet voor elk evenement hebben we evenveel transacties, maar het is gewoon heel makkelijk om alles consequent in één systeem te hebben. Zo kan ik vanuit WeDeclare mijn eigen administratie per evenement op orde maken. Ook is het voor de penningmeester heel makkelijk geworden om ons uit te betalen. Het enige wat ik nog hoef te doen is een SEPA bestand te exporteren en de penningmeester laad het dan weer in. Het Excel bestand print hij dan nog even uit voor de papieren administratie en al die kleine bedragen zijn betaald.

Kortom, voor de commissieleden is het makkelijk omdat ze één duidelijk platform hebben om hun declaraties achter te laten, en zowel de penningmeester als ik kan de administratie op een handige manier bijhouden. Het scheelt ons een hoop werk, dus WeDeclare: Doel bereikt!

Tim Steketee

Evenementencommissie Hockeyclub Hilvarenbeek

www.hilverhockey.nl

Permalink

Heerendispuut Heeren 69 enthousiast over WeDeclare!

  • Sep 17, 2017
  • 2
  • 9

Vanaf mei 2016 gebruiken wij als dispuut WeDeclare voor onze declaraties. Voor ons als dispuut is dit de meest effectieve en betrouwbare manier van declareren. In het verleden

gebruikte wij bonnetjes of rekeningafschriften om te declareren. Sinds wij gebruik maken van de services van WeDeclare kan dit allemaal veel efficiënter en betrouwbaarder. Leden van ons dispuut die kosten maken, gebruiken een foto van het bonnetje of het rekeningafschrift, en kunnen deze via de app op hun telefoon gelijk uploaden via hun persoonlijke account wat gekoppeld is aan ons gezamenlijke account. Op deze manier weet de fiscus direct welke bedragen overgemaakt moeten worden en weten de leden of het bedrag goedgekeurd is of niet. Dit kan allemaal digitaal gebeuren in een heel kort tijdsbestek, iets waar wij altijd al naar op zoek waren.

Sinds wij in mei 2016 begonnen zijn met het digitaal declareren via WeDeclare is er al veel gebruik van gemaakt. Voor ons als dispuut is dit een ideale manier van financiële zaken doen en zouden wij niet meer terug willen naar de tijd van bonnetjes en uitgeprinte rekeningafschriften.

www.heeren69.nl

Permalink