WeDeclare in de praktijk

Navigator Studentenvereniging Wageningen (NSW) verduurzaamt en bespaart maandelijks 75% van de tijd met WeDeclare

  • Feb 15, 2022
  • 2
  • 28

Interview met de oude & nieuwe penningmeester van het collegejaar 2020/2021

Wat is de naam van jullie vereniging?

Navigators Studentenvereniging Wageningen of in het kort NSW.

Wat is het belangrijkste doel van de NSW?

De NSW is een Christelijke studentenvereniging, sinds 1948 actief in Nederland en sinds 1973 in Wageningen. Het belangrijkste doel van de vereniging is om het woord van Christus bekend te maken en door te geven.

Hoeveel leden heeft de NSW?

Anno 2021 heeft NSW ongeveer 160 actieve leden, 40 seniorleden plus reünisten die 1 keer per jaar bij elkaar komen. De 160 actieve leden en 40 senior leden komen wekelijks bij elkaar in kleine kringen.

Hoe is de vereniging georganiseerd? (Aantal bestuursleden, Commissies, etc.?)

Onze vereniging heeft een bestuur van 5 leden en heeft 3 grote commissies die vooral actief zijn in het begin van het college jaar. Dit zijn de, Algemene Introductie Commissie voor de Algemene Introductie Dagen (de AID) van Wageningen Universiteit, de commissie voor de Verenigings Introductie Tijd (de VIT) en de Weekendcommissie. Daarnaast is ook een Pand commissie actief, die op zoek is naar een geschikte eigen locatie. Voor borrels wordt nu nog een locatie gedeeld met een andere vereniging.

Hebben de nieuw Corona maatregelen impact op de vereniging?

Gelukkig kunnen wij ervoor zorgen, dat we in kleinere kringen, waar voldoende afstand kan worden gehouden, bij elkaar kunnen blijven komen. Voorheen waren er grotere en kleinere borrels na de kringgesprekken, maar dat zit er helaas even niet meer in. Die worden nu uitgesteld en we maken er samen het beste van.

Op dit moment wordt WeDeclare ingezet voor het verwerken van de declaraties. Hoe kwam je in contact met WeDeclare?

Het eerste contact was via een mailtje, waarna we een afspraak hebben gemaakt om met elkaar kennis te maken.

Wat was je eerste indruk?

Mijn eerste indruk was dat WeDeclare een persoonlijk en betrokken bedrijf is, die zich gespecialiseerd heeft in Verenigingen. Dat zag ik niet bij andere marktpartijen terug. Daarnaast is mijn ervaring, dat een beginnend bedrijf zeer gemotiveerd is om mee te denken. Meteen vanaf de start was het contact en de samenwerking heel prettig.

Hoe werden de declaraties voor WeDeclare verwerkt?

Toen ik begon aan mijn bestuursjaar trof ik voor mijn gevoel een groot en log systeem aan. Alle declaratie kwamen binnen via de mail, de telefoon, via de website of werden in mijn hand gestopt. Na de betaling werden alle digitale bonnen geprint of werden de bonnen op papier in mappen verzameld om de declaraties te kunnen verantwoorden. Naast dat dit veel ruimte inneemt en daarvoor papier en inkt nodig is, was ik al snel met dat proces van uitbetalen, uitprinten en boeken ongeveer 2 dagen per maand bezig.

Wat was de motivatie om digitaal te gaan declareren?

Het proces vond ik niet duurzaam vanwege het papier en de inkt, die er doorheen ging en vond ik onnodig. Ook was het uitprinten een risico als er brand zou ontstaan.

Hoe lang heb je WeDeclare uitgeprobeerd?

In april 2020 zijn we gestart en in totaal hebben we WeDeclare 3 maanden uitgeprobeerd.

Hoe ben je gestart?

We zijn eerst gestart met de inrichting van WeDeclare en daarna zijn we met 1 commissie begonnen en hebben we in de loop van de tijd het aantal commissies vergroot.

Waar liepen jullie tegen aan tijdens de startperiode?

Het moeilijkst was voor de gebruikers om een account aan te maken. Gelukkig maken we gebruik van de Socie app, waarin we de link en de handleiding van WeDeclare konden plaatsen. Nadat de gebruikers een account hadden aangemaakt liepen de declaraties bijna vanzelf.

Hoe kijk je terug op de startperiode? 

In het bestuur zaten een aantal leden van de Kascontrole commissie, waardoor het bestuur en de kas commissie snel mee waren met WeDeclare. Daarnaast werd het door de leden als een logische vervolgstap gezien om de administratie te digitaliseren en tegelijkertijd te verduurzamen.

Werden er veel vragen gesteld?

In het begin wel. Het meest werd er gevraagd naar de link om een account aan te maken, maar verder viel het aantal vragen mee en gaven de leden aan dat het fijn is in het gebruik en dat je een bericht krijgt als de declaratie is goedgekeurd.

Gebruiken jullie een boekhoudprogramma? Zo ja, welke?

Wij gebruiken Conscribo en bankieren bij de Rabobank. Voor ons was het wel belangrijk dat een koppeling mogelijk was met Conscribo. Hiervoor was de start periode van 3 maanden zeer nuttig, waarin we stap voor stap deze koppeling hebben kunnen opzetten en een goed beeld hebben kunnen vormen van WeDeclare.

Hoe worden de declaraties uitbetaald met WeDeclare?

Met WeDeclare is het mogelijk om een SEPA bestand aan te maken, waarmee je alle declaraties in een keer kunt betalen. Dat scheelt een hoop tijd.

Wat waren de belangrijkste redenen om voor WeDeclare te kiezen?

De belangrijkste redenen waren dat de administratie wordt verduurzaamd met WeDeclare en het boeken meer geautomatiseerd verloopt, wat fouten voorkomt en een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Afgelopen zomer is het bestuur gewisseld en een nieuwe penningmeester gestart. Hoe is de overdracht verlopen?

In het begin dacht ik dat ik wel een training nodig had van WeDeclare, maar na een paar sessies met de vorige penningmeester had ik de training niet meer nodig, ondanks dat deze wel was ingepland. Ik kon vrij vlot zelfstandig werken en mijn weg vinden binnen WeDeclare.

Hoe was het voor jou als nieuwe penningmeester om met WeDeclare te gaan werken?

Het meeste is goed te begrijpen en het scheelde wel, dat ik in de zomer rustig kon starten. Ik dacht nog wel even, hoe zal dat gaan met de grote commissies, die ook een eigen penningmeester hebben en declaraties kunnen goedkeuren, maar dat liep ook allemaal goed.

Hoeveel tijd kost het nu per week / per maand om de declaraties te verwerken?

Over het algemeen ben ik nu ongeveer een middag of ochtend per maand bezig met het verwerken van alle declaraties met WeDeclare en het scheelt, dat ik er niet constant mee bezig ben. Alles is nu overzichtelijk en komt op een plek binnen.

Wat wil je meegeven aan WeDeclare?

Het is fijn om te merken dat WeDeclare mee denkt, betrokken is en het platform mee – ontwikkelt met onze wensen.

Wat zou je andere verenigingen mee willen geven?

Wanneer je je administratie wilt digitaliseren, verduurzamen en tijd wil besparen, dan kunnen we zeker WeDeclare aanraden.

Wat is het handigste moment om met WeDeclare te starten en WeDeclare uit te proberen?

Bij de start is het handig om al enige ervaring te hebben, zodat je goed kan overzien wat WeDeclare voor je vereniging kan betekenen. We raden aan om dan meteen met 1 of 2 commissie te beginnen, zodat het werk valt te overzien en je een goed beeld krijgt van de voordelen van WeDeclare.

www.navigatorswageningen.nl

Permalink

Scouting Titus Brandsma Deventer declareert digitaal met WeDeclare als declaratie systeem

  • Sep 22, 2021
  • 2
  • 27

We zijn als scoutingvereniging een tijdje gelden overgestapt van een formulier op onze eigen website naar WeDeclare als declaratiesysteem. Als vrijwilligersorganisatie is het voor ons heel belangrijk om een helder en betrouwbaar systeem te hebben, zodat voorschotten zo snel mogelijk weer terug betaald kunnen worden.

Toen ik als nieuwe penningmeester begon in april 2022, leerde ik al snel de voordelen van WeDeclare en de functionaliteiten, die het biedt voor het inladen van declaraties bij de bank en bij ons boekhoudprogramma. En de ontwikkelingen staan niet stil. WeDeclare is erg geïnteresseerd in de ervaringen van onze gebruikers en is goed te bereiken om te helpen om deze ervaring zo prettig en vlot mogelijk te maken.

www.connectitus.nl

Permalink

Ouderraad van basisschool Wereldkidz Meent raakt geen bonnen meer kwijt met WeDeclare!

  • Apr 12, 2021
  • 2
  • 20

De Ouderraad van basisschool WereldKidz Meent gebruikt WeDeclare inmiddels 2 jaar. Waar voorheen 2x per week een fysieke postbus in de school bezocht moest worden, waarin mensen handgeschreven declaratieformulieren indienden, heeft WeDeclare het hele declaratieproces gedigitaliseerd.

Hierdoor kunnen gebruikers direct na aankoop van OR-artikelen hun declaratie indienen, waardoor declaraties sneller worden gedeclareerd en de kans op het vergeten te declareren afneemt. Daarnaast is de werkwijze met WeDeclare voor de penningmeester en voor de kas controle commissie een stuk eenvoudiger geworden, alles staat bij elkaar, en de kans op bonnetjes die kwijt raken is weggenomen.

"Het resultaat is dat het penningmeesterschap minder tijd kost en kwalitatief is verbeterd.

Ouderraad Wereldkidz Meent in Maarn

www.meent.wereldkidz.nl

Permalink

Stichting SH- Jong over WeDeclare; “Geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten”

  • Feb 01, 2021
  • 5
  • 17

Sinds een aantal jaar maken wij als vereniging gebruik van WeDeclare. In het begin was het even wennen hoe het programma werkt, maar als je eraan gewend bent dan is het heel eenvoudig om te gebruiken. Van onze vrijwilligers hoor ik ook dat zij WeDeclare een fijn programma vinden om mee te werken. Er is namelijk geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten.

Men kan heel makkelijk via de website of de app declaraties en een foto van de uitgave of een korte beschrijving toevoegen. Het fijne hiervan is ook dat het allemaal online gebeurt. Er is geen gedoe met bonnetjes afgeven of mailen naar de penningmeester. Dit scheelt behoorlijk aangezien onze vrijwilligers verspreid zitten over heel Nederland.

Wat super fijn aan WeDeclare is dat de penningmeester per maand alle declaraties kan goedkeuren en/of afkeuren. Daarna kan via WeDeclare een SEPA bestand worden aangemaakt welke geïmporteerd wordt in onze bankomgeving vervolgens worden alle declaratie in een keer voldaan aan onze vrijwilligers.

Onze bankomgeving is tevens gekoppeld aan onze boekhoudprogramma, waardoor alle declaraties makkelijke en snel verwerkt kunnen worden.

Kort samengevat, wij als SH-Jong zijn super tevreden met WeDeclare. Het heeft onze declaratie proces een heel stuk makkelijker en sneller gemaakt.

Koen Swaans
Penningmeester SH-Jong

www.shjong.nl

Permalink

Waterscouting Jan van Gent verwijst met plezier door naar WeDeclare

  • Nov 09, 2020
  • 1
  • 16

Declareren was altijd een gedoe. Formulier in excel invullen, afdrukken, ondertekenen door 2 personen, bonnetje eraan nieten, inleveren en dan zorgen dat het bij de penningmeester terecht kwam. Vaak werd er in de tussentijd een appje gestuurd: ik heb bedrag x uitgegeven, kun je me dat alvast overmaken. De kans dat daarna het formulier of bonnetje niet op de juiste plek terecht kwam was vrij reëel.

Sinds we overgestapt zijn naar declareren via WeDeclare hebben we daar geen last meer van. Alle informatie die nodig is voor een declaratie staat overzichtelijk bij elkaar, bonnetjes raken niet meer zoek omdat er een foto in de app staat en de penningmeester heeft altijd een actueel overzicht van de zaken die nog terugbetaald moeten worden. En het indienen van een declaratie gaat ook snel en makkelijk. De tweede handtekening die nodig is wordt nu automatisch gevraagd aan degene die verantwoordelijk is. Kortom, van alle gemakken voorzien.

Ook de klantenservice is prima. Als je vragen hebt over de werking van WeDeclare wordt je altijd snel geholpen. Als mensen vragen hoe wij onze declaraties op orde hebben gekregen, dan verwijzen we met plezier door naar WeDeclare.

www.waterscoutingjanvangent.nl

Permalink

Studiosi Mobilae, studievereniging uit Groningen, digitaliseert declaraties met WeDeclare

  • Oct 26, 2019
  • 2
  • 14

logo.png

Studiosi Mobilae, de studievereniging van Bewegingswetenschappen uit Groningen, gebruikt WeDeclare sinds januari 2019. WeDeclare is makkelijk voor de declarant. Binnen onze vereniging zijn dit onze bestuurs- en commissieleden, omdat zij niet meer naar het bestuurshok toe moeten om de declaraties te doen. Voor de controleur werkt het ook heel fijn, wat de penningmeester van het bestuur is binnen onze verenging, omdat alles naar wens kan worden ingesteld. Hierdoor verloopt  de kascontrole ook erg soepel.

Daarnaast staan de medewerkers van WeDeclare open voor vragen en is het contact tot dusver erg prettig verlopen. WeDeclare staat open voor tips en aanpassingen, als je vindt dat er iets verbeterd moet worden, wat natuurlijk net iets is wat niet door de penningmeester ingesteld kan worden.

In het kort WeDeclare is een enorme aanrader als je de declaraties wilt digitaliseren!

www.studiosimobilae.nl

Permalink

Zelfstandige Pauline van Schayck vindt WeDeclare onmisbaar voor een goede administratie

  • Jun 17, 2019
  • 2
  • 18

Als zelfstandige is het ontzettend handig om je bonnen overzichtelijk bij elkaar te hebben. Na een tijdje worden bonnen onleesbaar of je raakt ze kwijt. Als je ze opslaat via de app of de website, dan gaat je bon niet verloren en heb je meteen alle gegevens bij elkaar.

Ik vind vooral het maken van verzamelingen handig. Aan het eind van het kwartaal of jaar zie ik dan sneller welke bedragen ik af kan trekken van de belasting. Misschien heb ik het ook nog eens nodig, als ik meerdere uitgaven bij één opdrachtgever wil declareren. Dan kan ik daar namelijk ook een verzameling voor maken. In WeDeclare stel je je verzamelingen zelf samen, dus dat geeft mij de vrijheid om bonnen te groeperen op een voor mij handige manier.

WeDeclare is voor mij onmisbaar om een goede administratie bij te houden. Ik probeer er zo min mogelijk tijd aan te besteden, want ik ben natuurlijk liever aan het schrijven, over wetenschap bijvoorbeeld. Daar helpt WeDeclare zeker een handje aan mee!

www.paulinevanschayck.nl

Permalink

Binnen WSZV Aqua wordt tijd bespaart met WeDeclare

  • May 20, 2019
  • 2
  • 13

Aqua Logo jpg.jpg

Binnen onze vereniging wordt er veel gedeclareerd. Veel mensen halen eten, materiaal of natuurlijk bier voor Aqua. Eerst moesten leden declareren via formulieren, wat veel tijd kostte voor de leden en voor de penningmeester. Hierdoor wilden minder leden spullen voor Aqua kopen.

Maar sinds dat we WeDeclare gebruiken is het veel makkelijker. Daardoor vinden mensen het minder erg om geld voor te schieten voor Aqua. Ook raken we op deze manier geen formulieren of bonnetjes kwijt.

www.wszvaqua.nl

Permalink

Stichting Lux ad Mosum over WeDeclare

  • May 07, 2018
  • 2
  • 11

 

Sinds ongeveer een jaar maken wij als commissie van een studentenvereniging gebruik van WeDeclare. Al vanaf het begin zijn we erg tevreden over dit WeDeclare! Vooral voor de penningmeester van onze commissie wordt het declareren en overmaken een stuk gemakkelijker.

Commissieleden hoeven hun bonnetjes niet meer in persoon te overhandigen, waardoor er op elk moment gedeclareerd kan worden. Daarnaast is er een stuk minder papierwerk en is de administratie vanaf elke locatie beschikbaar.

Commissieleden hebben hun geld sneller terug, en de penningmeester kan daarnaast sneller zien waar het geld aan is uitgegeven of bepaalde declaraties terugvinden. We hopen nog vele jaren samen te kunnen werken met WeDeclare!

www.luxadmosum.nl

Permalink

Hockeyclub Hilvarenbeek zet WeDeclare in voor hun evenementen

  • Feb 17, 2018
  • 2
  • 10

Vijf jaar geleden zijn wij met een enthousiaste groep vrijwilligers begonnen met het organiseren van evenementen voor alle doelgroepen binnen onze vereniging. Hoewel we grote aankopen binnen de vereniging op factuur naar de penningmeester konden sturen, werden kleine bedragen toch vaak voorgeschoten. Voor de penningmeester een hele hoop werk om alles weer terug te betalen, en voor ons ook een hoop administratie om elke keer bonnetjes in te scannen voor de administratie van de penningmeester. Eigenlijk per toeval kwam ik toen bij WeDeclare, het werd via-via aanbeloven. Het was een hele simpele oplossing voor al het administratieve werk rondom het voorschieten van al die kleine bedragen, want dat zijn er stiekem best veel in een jaar.

We gebruiken WeDeclare nu voor al onze evenementen. Niet voor elk evenement hebben we evenveel transacties, maar het is gewoon heel makkelijk om alles consequent in één systeem te hebben. Zo kan ik vanuit WeDeclare mijn eigen administratie per evenement op orde maken. Ook is het voor de penningmeester heel makkelijk geworden om ons uit te betalen. Het enige wat ik nog hoef te doen is een SEPA bestand te exporteren en de penningmeester laad het dan weer in. Het Excel bestand print hij dan nog even uit voor de papieren administratie en al die kleine bedragen zijn betaald.

Kortom, voor de commissieleden is het makkelijk omdat ze één duidelijk platform hebben om hun declaraties achter te laten, en zowel de penningmeester als ik kan de administratie op een handige manier bijhouden. Het scheelt ons een hoop werk, dus WeDeclare: Doel bereikt!

Tim Steketee

Evenementencommissie Hockeyclub Hilvarenbeek

www.hilverhockey.nl

Permalink

Heerendispuut Heeren 69 enthousiast over WeDeclare!

  • Sep 17, 2017
  • 2
  • 9

Vanaf mei 2016 gebruiken wij als dispuut WeDeclare voor onze declaraties. Voor ons als dispuut is dit de meest effectieve en betrouwbare manier van declareren. In het verleden

gebruikte wij bonnetjes of rekeningafschriften om te declareren. Sinds wij gebruik maken van de services van WeDeclare kan dit allemaal veel efficiënter en betrouwbaarder. Leden van ons dispuut die kosten maken, gebruiken een foto van het bonnetje of het rekeningafschrift, en kunnen deze via de app op hun telefoon gelijk uploaden via hun persoonlijke account wat gekoppeld is aan ons gezamenlijke account. Op deze manier weet de fiscus direct welke bedragen overgemaakt moeten worden en weten de leden of het bedrag goedgekeurd is of niet. Dit kan allemaal digitaal gebeuren in een heel kort tijdsbestek, iets waar wij altijd al naar op zoek waren.

Sinds wij in mei 2016 begonnen zijn met het digitaal declareren via WeDeclare is er al veel gebruik van gemaakt. Voor ons als dispuut is dit een ideale manier van financiële zaken doen en zouden wij niet meer terug willen naar de tijd van bonnetjes en uitgeprinte rekeningafschriften.

www.heeren69.nl

Permalink