Ouderraad van basisschool Wereldkidz Meent raakt geen bonnen meer kwijt met WeDeclare!

De Ouderraad van basisschool WereldKidz Meent gebruikt WeDeclare inmiddels 2 jaar. Waar voorheen 2x per week een fysieke postbus in de school bezocht moest worden, waarin mensen handgeschreven declaratieformulieren indienden, heeft WeDeclare het hele declaratieproces gedigitaliseerd.

Hierdoor kunnen gebruikers direct na aankoop van OR-artikelen hun declaratie indienen, waardoor declaraties sneller worden gedeclareerd en de kans op het vergeten te declareren afneemt. Daarnaast is de werkwijze met WeDeclare voor de penningmeester en voor de kas controle commissie een stuk eenvoudiger geworden, alles staat bij elkaar, en de kans op bonnetjes die kwijt raken is weggenomen.

"Het resultaat is dat het penningmeesterschap minder tijd kost en kwalitatief is verbeterd.

Ouderraad Wereldkidz Meent in Maarn

www.meent.wereldkidz.nl

Permalink

WeDeclare - Update 2021

Update 2021

Het laatste jaar was voor iedereen een bijzonder jaar en voor WeDeclare was dat niet anders. Gelukkig hebben we ons weten aan te passen door veel vanuit huis te werken en online af te spreken. Daarnaast bleek dat ondanks de beperkte bewegingsruimte en de opgelegde maatregelen, dat Verenigingen en Stichtingen creatief waren en zich aanpaste aan de nieuwe omstandigheden.

Hierdoor hebben wij meer en meer organisaties kunnen helpen met het online en corona proof verwerken van declaraties. Daarnaast hebben wij ons platform zichtbaar en onzichtbaar verbeterd mede aan de hand van de ontvangen feedback en hebben wij een marketing actie opgezet om Verenigingen en Stichtingen te ondersteunen. Hieronder is daar meer over te lezen.

Hou het gezond en veel declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare Team

 

Marketing 2021

WeDeclare op sociale media

Tegenwoordig is WeDeclare ook aanwezig op Facebook, op Instagram, op Twitter en op LinkedIn. We zouden het ontzettend leuk vinden als je ons gaat volgen, liken of linken op een van deze pagina’s. Hieronder zijn de links naar deze pagina’s te vinden.

www.facebook.com/wedeclare.nl

www.instagram.com/wedeclare.nl

www.twitter.com/WeDeclareNL

www.linkedin.com/company/wedeclare

Marketing actie 2021

Daarnaast hebben wij een speciale kortingsactie voor verenigingen en stichtingen lopen tot eind 2021. Een aantal verenigingen en stichtingen hebben zich hiervoor al aangemeld en zijn enthousiast van start gegaan. Mocht je als vereniging of stichting gratis aan deze actie mee willen doen, neem dan contact met ons op!

 

Roadmap 2021

Nieuwe functionaliteiten

De volgende nieuwe functionaliteiten zijn het afgelopen jaar gerealiseerd;

Een nieuwe gebruiker direct koppelen aan meerdere groepen

Melding voor een nieuwe gebruiker als een declaratie niet is ingediend

  • App geupdate voor Android 11
  • Export omgeving aangepast en uitgebreid
  • Koppelingen met boekhoudprogramma’s zoals E-boekhouden en Minipak opgezet
  • Negatief declareren mogelijk gemaakt voor bijvoorbeeld donaties of het verrekenen van statiegeld

Toekomstige functionaliteiten

Op de roadmap voor 2021 staan dat de volgende functionaliteiten op het programma;

  • Het live zetten van de mogelijkheid om Kilometer declaraties te kunnen verwerken
  • Op verzoek meer koppelingen opzetten met boekhoud programma’s

Bij interesse in of indien er aanvullende vragen zijn over het verwerken van kilometerdeclaraties en/of het opzetten van een koppeling met een boekhoudprogramma, dan helpen we je graag.  

 

Tot slot mocht je ideeën willen aandragen voor verbetering of meer willen weten over de hierboven beschreven ontwikkelingen of functionaliteiten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen!

Veel declaratie gemakt toegewenst met WeDeclare,

Het WeDeclare team

 

 

 

 

Permalink

Stichting SH- Jong over WeDeclare; “Geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten”

Sinds een aantal jaar maken wij als vereniging gebruik van WeDeclare. In het begin was het even wennen hoe het programma werkt, maar als je eraan gewend bent dan is het heel eenvoudig om te gebruiken. Van onze vrijwilligers hoor ik ook dat zij WeDeclare een fijn programma vinden om mee te werken. Er is namelijk geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten.

Men kan heel makkelijk via de website of de app declaraties en een foto van de uitgave of een korte beschrijving toevoegen. Het fijne hiervan is ook dat het allemaal online gebeurt. Er is geen gedoe met bonnetjes afgeven of mailen naar de penningmeester. Dit scheelt behoorlijk aangezien onze vrijwilligers verspreid zitten over heel Nederland.

Wat super fijn aan WeDeclare is dat de penningmeester per maand alle declaraties kan goedkeuren en/of afkeuren. Daarna kan via WeDeclare een SEPA bestand worden aangemaakt welke geïmporteerd wordt in onze bankomgeving vervolgens worden alle declaratie in een keer voldaan aan onze vrijwilligers.

Onze bankomgeving is tevens gekoppeld aan onze boekhoudprogramma, waardoor alle declaraties makkelijke en snel verwerkt kunnen worden.

Kort samengevat, wij als SH-Jong zijn super tevreden met WeDeclare. Het heeft onze declaratie proces een heel stuk makkelijker en sneller gemaakt.

Koen Swaans
Penningmeester SH-Jong

www.shjong.nl

Permalink

Waterscouting Jan van Gent verwijst met plezier door naar WeDeclare

Declareren was altijd een gedoe. Formulier in excel invullen, afdrukken, ondertekenen door 2 personen, bonnetje eraan nieten, inleveren en dan zorgen dat het bij de penningmeester terecht kwam. Vaak werd er in de tussentijd een appje gestuurd: ik heb bedrag x uitgegeven, kun je me dat alvast overmaken. De kans dat daarna het formulier of bonnetje niet op de juiste plek terecht kwam was vrij reëel.

Sinds we overgestapt zijn naar declareren via WeDeclare hebben we daar geen last meer van. Alle informatie die nodig is voor een declaratie staat overzichtelijk bij elkaar, bonnetjes raken niet meer zoek omdat er een foto in de app staat en de penningmeester heeft altijd een actueel overzicht van de zaken die nog terugbetaald moeten worden. En het indienen van een declaratie gaat ook snel en makkelijk. De tweede handtekening die nodig is wordt nu automatisch gevraagd aan degene die verantwoordelijk is. Kortom, van alle gemakken voorzien.

Ook de klantenservice is prima. Als je vragen hebt over de werking van WeDeclare wordt je altijd snel geholpen. Als mensen vragen hoe wij onze declaraties op orde hebben gekregen, dan verwijzen we met plezier door naar WeDeclare.

www.waterscoutingjanvangent.nl

Permalink

WeDeclare; Groeit door in 2020!

200112 Groei plaatje.png

Ondertussen is het nieuwe jaar van start gegaan en van deze gelegenheid maken we graag gebruik om je, als gebruiker van WeDeclare, te informeren over onze plannen voor 2020.

Hieronder is een overzicht te vinden van onze activiteiten voor 2020;

  • Achter de schermen werken we continu aan de veiligheid, de betrouwbaarheid en de beschikbaarheid van ons online declaratie platform.
  • Verder zullen we de eerste stappen zetten om met WeDeclare eenvoudig reiskosten te kunnen declareren.

  • En wensen we een groter aantal mensen en organisaties te kunnen helpen bij het eenvoudig verwerken van de declaraties.

Via deze weg willen we iedereen hartelijk bedanken voor het gebruik van WeDeclare en de waardevolle feedback, die we hebben mogen ontvangen. Het is leuk om te merken, dat daardoor WeDeclare groeit. Ondertussen weten meer en meer mensen en organisaties ons te vinden zoals ZZP-ers, consultants, bedrijven, stichtingen, kerkgemeenschappen, Scouting clubs, sportverenigingen, beroepsverenigingen, studentenverenigingen, ouderverenigingen van basisscholen en zeilverenigingen in vrijwel alle uithoeken van Nederland.

Mocht je nog suggesties of ideeën hebben om WeDeclare nog mooier te maken dan het al is, zeg het ons en mocht je enthousiast zijn over WeDeclare, zeg het dan vooral voort!

Alvast een succesvol en gezond 2020 met veel declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare team

Permalink

Studiosi Mobilae, studievereniging uit Groningen, digitaliseert declaraties met WeDeclare

logo.png

Studiosi Mobilae, de studievereniging van Bewegingswetenschappen uit Groningen, gebruikt WeDeclare sinds januari 2019. WeDeclare is makkelijk voor de declarant. Binnen onze vereniging zijn dit onze bestuurs- en commissieleden, omdat zij niet meer naar het bestuurshok toe moeten om de declaraties te doen. Voor de controleur werkt het ook heel fijn, wat de penningmeester van het bestuur is binnen onze verenging, omdat alles naar wens kan worden ingesteld. Hierdoor verloopt  de kascontrole ook erg soepel.

Daarnaast staan de medewerkers van WeDeclare open voor vragen en is het contact tot dusver erg prettig verlopen. WeDeclare staat open voor tips en aanpassingen, als je vindt dat er iets verbeterd moet worden, wat natuurlijk net iets is wat niet door de penningmeester ingesteld kan worden.

In het kort WeDeclare is een enorme aanrader als je de declaraties wilt digitaliseren!

www.studiosimobilae.nl

Permalink

Zelfstandige Pauline van Schayck vindt WeDeclare onmisbaar voor een goede administratie

Als zelfstandige is het ontzettend handig om je bonnen overzichtelijk bij elkaar te hebben. Na een tijdje worden bonnen onleesbaar of je raakt ze kwijt. Als je ze opslaat via de app of de website, dan gaat je bon niet verloren en heb je meteen alle gegevens bij elkaar.

Ik vind vooral het maken van verzamelingen handig. Aan het eind van het kwartaal of jaar zie ik dan sneller welke bedragen ik af kan trekken van de belasting. Misschien heb ik het ook nog eens nodig, als ik meerdere uitgaven bij één opdrachtgever wil declareren. Dan kan ik daar namelijk ook een verzameling voor maken. In WeDeclare stel je je verzamelingen zelf samen, dus dat geeft mij de vrijheid om bonnen te groeperen op een voor mij handige manier.

WeDeclare is voor mij onmisbaar om een goede administratie bij te houden. Ik probeer er zo min mogelijk tijd aan te besteden, want ik ben natuurlijk liever aan het schrijven, over wetenschap bijvoorbeeld. Daar helpt WeDeclare zeker een handje aan mee!

www.paulinevanschayck.nl

Permalink

Binnen WSZV Aqua wordt tijd bespaart met WeDeclare

Aqua Logo jpg.jpg

Binnen onze vereniging wordt er veel gedeclareerd. Veel mensen halen eten, materiaal of natuurlijk bier voor Aqua. Eerst moesten leden declareren via formulieren, wat veel tijd kostte voor de leden en voor de penningmeester. Hierdoor wilden minder leden spullen voor Aqua kopen.

Maar sinds dat we WeDeclare gebruiken is het veel makkelijker. Daardoor vinden mensen het minder erg om geld voor te schieten voor Aqua. Ook raken we op deze manier geen formulieren of bonnetjes kwijt.

www.wszvaqua.nl

Permalink

Declareren met je smartphone. Kan dat met WeDeclare?

Schermen.png

 

Het antwoordt daarop is; Jazeker. Afhankelijk van het platform op je smartphone kun je op de volgende manieren declaren;

Voor Android

Als je een smartphone hebt, die draait op Android ga naar de Google Play store en download gratis de handige WeDeclare app. Via onze app kun je eenvoudig een foto maken van je bon. Vervolgens kun je de bon via de app direct indienen.

Voor iPhone

Als je een iPhone hebt, dan kun je via de webbrowser (Safari) naar wedeclare.nl toegaan. Nadat je ingelogd bent kun je onder “1. Invoeren” via je iPhone direct een foto maken van je bon. Vervolgens kun je de bon direct indienen.

Veel declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare team

Permalink

Stichting Lux ad Mosum over WeDeclare

 

Sinds ongeveer een jaar maken wij als commissie van een studentenvereniging gebruik van WeDeclare. Al vanaf het begin zijn we erg tevreden over dit WeDeclare! Vooral voor de penningmeester van onze commissie wordt het declareren en overmaken een stuk gemakkelijker.

Commissieleden hoeven hun bonnetjes niet meer in persoon te overhandigen, waardoor er op elk moment gedeclareerd kan worden. Daarnaast is er een stuk minder papierwerk en is de administratie vanaf elke locatie beschikbaar.

Commissieleden hebben hun geld sneller terug, en de penningmeester kan daarnaast sneller zien waar het geld aan is uitgegeven of bepaalde declaraties terugvinden. We hopen nog vele jaren samen te kunnen werken met WeDeclare!

www.luxadmosum.nl

Permalink

Hockeyclub Hilvarenbeek zet WeDeclare in voor hun evenementen

Vijf jaar geleden zijn wij met een enthousiaste groep vrijwilligers begonnen met het organiseren van evenementen voor alle doelgroepen binnen onze vereniging. Hoewel we grote aankopen binnen de vereniging op factuur naar de penningmeester konden sturen, werden kleine bedragen toch vaak voorgeschoten. Voor de penningmeester een hele hoop werk om alles weer terug te betalen, en voor ons ook een hoop administratie om elke keer bonnetjes in te scannen voor de administratie van de penningmeester. Eigenlijk per toeval kwam ik toen bij WeDeclare, het werd via-via aanbeloven. Het was een hele simpele oplossing voor al het administratieve werk rondom het voorschieten van al die kleine bedragen, want dat zijn er stiekem best veel in een jaar.

We gebruiken WeDeclare nu voor al onze evenementen. Niet voor elk evenement hebben we evenveel transacties, maar het is gewoon heel makkelijk om alles consequent in één systeem te hebben. Zo kan ik vanuit WeDeclare mijn eigen administratie per evenement op orde maken. Ook is het voor de penningmeester heel makkelijk geworden om ons uit te betalen. Het enige wat ik nog hoef te doen is een SEPA bestand te exporteren en de penningmeester laad het dan weer in. Het Excel bestand print hij dan nog even uit voor de papieren administratie en al die kleine bedragen zijn betaald.

Kortom, voor de commissieleden is het makkelijk omdat ze één duidelijk platform hebben om hun declaraties achter te laten, en zowel de penningmeester als ik kan de administratie op een handige manier bijhouden. Het scheelt ons een hoop werk, dus WeDeclare: Doel bereikt!

Tim Steketee

Evenementencommissie Hockeyclub Hilvarenbeek

www.hilverhockey.nl

Permalink

WeDeclare - Fijne Feestdagen!

Fijne feestdagen.jpg

Vlak voor de kerst willen we van de gelegenheid gebruik maken om jullie, als gebruikers, van harte te bedanken voor het vertrouwen en de feedback, die we hebben mogen ontvangen afgelopen jaar. Hierdoor hebben we WeDeclare op een hoger plan kunnen brengen.

Met elkaar hebben we ervoor gezorgd, dat een groot aantal mensen en organisaties de voordelen van het online declareren bij WeDeclare heeft kunnen ervaren.

Een prachtig voorbeeld daarvan is het Heeren 69 Prima Nocte dispuut uit Breda.

Hele fijne feestdagen en mooi 2018 toegewenst! 
 

Het WeDeclare team
 

 

Permalink

Heerendispuut Heeren 69 enthousiast over WeDeclare!

Vanaf mei 2016 gebruiken wij als dispuut WeDeclare voor onze declaraties. Voor ons als dispuut is dit de meest effectieve en betrouwbare manier van declareren. In het verleden

gebruikte wij bonnetjes of rekeningafschriften om te declareren. Sinds wij gebruik maken van de services van WeDeclare kan dit allemaal veel efficiënter en betrouwbaarder. Leden van ons dispuut die kosten maken, gebruiken een foto van het bonnetje of het rekeningafschrift, en kunnen deze via de app op hun telefoon gelijk uploaden via hun persoonlijke account wat gekoppeld is aan ons gezamenlijke account. Op deze manier weet de fiscus direct welke bedragen overgemaakt moeten worden en weten de leden of het bedrag goedgekeurd is of niet. Dit kan allemaal digitaal gebeuren in een heel kort tijdsbestek, iets waar wij altijd al naar op zoek waren.

Sinds wij in mei 2016 begonnen zijn met het digitaal declareren via WeDeclare is er al veel gebruik van gemaakt. Voor ons als dispuut is dit een ideale manier van financiële zaken doen en zouden wij niet meer terug willen naar de tijd van bonnetjes en uitgeprinte rekeningafschriften.

www.heeren69.nl

Permalink

Direct declareren met WeDeclare

Zowel voor de schermen als achter de schermen zijn we continue bezig om WeDeclare te onderhouden en te verbeteren. Zodoende hebben we recent een aantal verbeteringen doorgevoerd op basis van de feedback van onze gebruikers.

In dit bericht staan we graag stil bij de mogelijkheid om direct te kunnen declareren en de e-mail notificaties, omdat het aantal stappen als groot werd ervaren en het soms lang duurde, voordat de controleur de ingediende declaratie controleerde.

Vandaar dat je tegenwoordig zowel via de app op je telefoon (knop rechtsboven) als via de webbrowser op je telefoon, tablet of computer direct je bon kan declareren. Daarnaast is het mogelijk om e-mail notificaties aan en uit te zetten onder “Mijn profiel”. Daar kun je zelf aangeven als gebruiker of als controleur welke e-mail meldingen je wenst te ontvangen.

Met dit bericht willen we jullie hartelijk bedanken voor de feedback en kijken we ernaar uit om samen met jullie het WeDeclare platform nog mooier te maken dan het al is.

Veel plezier met de verbeterde versie van WeDeclare!

Het WeDeclare Team

Permalink

Voorjaar 2017

 

De eerste maanden van het jaar zitten er weer op en het voorjaar staat voor de deur. De dagen worden langzaam maar zeker langer en de temperatuur wordt langzaam maar zeker aangenamer. Het voorjaar is een prachtig moment om erop uit te trekken. De natuur komt weer tot leven, wat te zien is aan de bomen die in bloei staan en het blad dat uit de knop komt. Ieder jaar is de transformatie van de natuur, van een kaal landschap naar een kleurrijk landschap, weer een klein wonder.

Een grotere tegenstelling met het doen van declaraties of de administratie bijwerken bestaat bijna niet. Daarom streven wij bij WeDeclare ernaar, dat dit zo slim en efficient mogelijk is ingericht, zodat je zoveel mogelijk tijd over houdt om van het (buiten)leven te kunnen genieten.

Zodoende zijn we achter de schermen hard bezig met verbeteringen van ons platform. Een klein tipje van de sluier; we zijn bezig met het versnellen van de declaratie proces en we zijn ons aan het orienteren op automatische koppelingen met boekhoudprogramma’s. Daarover zullen we jullie in de komende maanden meer vertellen.

Alvast een schitterend voorjaar toegewenst,

Het WeDeclare Team

Permalink

Foto's uit je galerij en verbeterde navigatie in de app

 

1490039988-9f3ef394ec94c067b915513db5f75939.jpg

Het nieuwe menu onder de "+" knop.

Na weer een aardige klus te hebben afgerond staat onze nieuwste app update klaar voor onze gebruikers. In deze update is de navigatie flink verbeterd. Je kunt nu met 1 druk op de + knop kiezen voor het maken van een foto van je bon. Of voor het selecteren van een foto van je bon uit de galerij. Zo kun je ook die snel gemaakte foto van je bon na een etentje makkelijk thuis op de bank via de app declareren. Alle overige functies zijn nu te vinden in een overzichtelijk menu dat via de menu knop toegangkelijk is. We hopen dat je veel plezier zult hebben van deze nieuwe funtie.

Het WeDeclare team!

 

Permalink

Subtiele update look and feel WeDeclare

Eerste update van 2017


Als WeDeclare werken we hard om jullie gebruikers te voorzien van nieuwe mogelijkheden binnen de app en website om het declaratieproces nog soepeler te laten verlopen. Naast het vernieuwen monitoren we ook de laatste ontwikkelingen op het gebied van uitstraling. Er is dan ook besloten om de layout van de website in een moderner jasje te steken zodat we klaar zijn voor de toekomst.  En als trouwe gebruikers krijgen jullie al een primeur met de nieuwe look and feel voor de website.


Veel declaratie plezier

 

Het WeDeclare team.

Permalink

De beste wensen voor 2017!

WeDeclare Happy New Year.jpgTerwijl het nieuwe jaar is begonnen hopen we dat je terugkijkt op een geslaagd 2016 en we kijken ernaar uit om met je te mogen samenwerken in het komend jaar.

Mede op basis van jullie gebruik en inbreng hebben wij nieuwe functionaliteit toegevoegd aan ons platform;

Voor leden

  • Naast afbeeldingen in verschillende formaten, kun je nu ook bonnen in PDF formaat toevoegen aan je declaratie.

Voor de penningmeesters

  • Door een sepa/xml bestand aan te maken binnen de WeDeclare omgeving kun je via de internetbankieren dit bestand uploaden en direct alle goedgekeurde declaraties  in een keer uit betalen.

Team WeDeclare wenst je een gezond en succesvol 2017 toe!

Permalink

WeDeclare stelt zich voor

w14fa_mastwalk_l_001.jpg

In onze studententijd zijn wij, als WeDeclare team, actief geweest in het bestuur van de Wageningse Studenten Zeil Vereniging Aqua. We hadden een druk bestaan met veel borrels, feestjes, het organiseren van zeilweekenden en af en toe studeren.

Vaak bleef de verwerking van declaraties liggen, maar dat zorgde soms wel voor irritaties of misverstanden. Helemaal als bonnen zoek raakten of onleesbaar waren, waardoor leden later dan verwacht hun geld weer terug kregen. Wij dachten; dat moet in dit digitale tijdperk anders kunnen.

Het antwoord daarop is WeDeclare: een slim en snel platform waar je met onze app een foto kan maken van je bon en de bon direct kan indienen bij je penningmeester. Wij zijn er heel enthousiast over. Hopelijk jij binnenkort ook!

Alvast veel plezier met declareren!

Het WeDeclare team

Permalink