WeDeclare komt in actie voor Gehandicaptensport Nederland

Gehandicaptensport Nederland zet zich als dienstverlener en belangenbehartiger in voor sporters met een handicap. Sport en bewegen moet voor iedereen toegankelijk zijn. Deze missie ondersteunt WeDeclare met de volgende actie;

 

Bij elke nieuwe organisatie met de refentiecode GSN2024

 

DONEREN WIJ

 

10 % van de 1e factuur aan Gehandicaptensport Nederland

 

DOET U MEE?

 

Uiteraard kunt u na uw aanmelding als nieuwe organisatie eerst WeDeclare gratis uitproberen en zelf de voordelen van online en digitaal declareren ervaren. Aanmelden kan eenvoudig door op de volgende link te klikken;

WeDeclare Gratis uitproberen?

Voor meer achtergrondinformatie hoe Gehandicaptensport Nederland stap-voor-stap het declaratieproces digitaliseert, verwijzen we je graag naar het interview met Joep Pelsser, Manager Topsport, van Gehandicaptensport Nederland

Interview met Gehandicaptensport Nederland

Deze actie loopt tot eind 2024

Permalink

Gehandicaptensport Nederland digitaliseert stap-voor-stap de declaraties met WeDeclare

 

Interview met Joep Pelsser, Manager Topsport Gehandicaptensport Nederland

 

Wat doet de Vereniging Gehandicaptensport Nederland?

Gehandicaptensport Nederland (GSN) is een sportbond, die de belangen behartigt voor sporters met een handicap. Dat kan zowel een fysieke beperking zijn, een verstandelijke beperking als een beperking in het auditieve en/of visuele spectrum.

Om dit te realiseren geeft GSN invulling aan de volgende activiteiten en programma’s zowel op competitief als recreatief niveau en biedt het ondersteuning en stimulering van zowel Paralympische sporten als niet – Paralympische sporten. GSN heeft hiervoor een topsport programma met coaches in dienst. Daarnaast zorgt de GSN voor breedte sport en verzorgd de GSN een scheidsrechteropleiding. Verder ondersteunt de GSN met hun specifieke domein kennis ook andere sportbonden bij vraagstukken met betrekking tot Gehandicaptensport.

Een nieuwe ontwikkeling is dat GSN in de breedte beweging en sport stimuleert voor haar doelgroep. Een mooi voorbeeld daarvan is dat de GSN ook Beweegcafe’s voor ouderen met een handicap organiseert, waar enthousiast aan wordt deelgenomen en wat steeds bekender en groter begint te worden.

Hoe groot is de Vereniging Gehandicaptensport Nederland?

GSN heeft een vast team van 10 bureaumedewerkers en topsport coaches en daarnaast een bestuur. Naast dit vaste team zijn door heel Nederland een groep van ongeveer 100 vrijwilligers actief, die zich regelmatig inzetten voor Gehandicaptensport Nederland (GSN) in verschillende sporten en verbanden. De leden van GSN zijn de ongeveer 300 aangesloten sportverenigingen, die een programma hebben voor sporters met een handicap.

Wat was de aanleiding om met WeDeclare te starten?

Voordat we met WeDeclare zijn gestart verwerkten we de declaraties met behulp van een papieren declaratieformulier met een doordruk vel met 3 velletjes. 1 vel was dan voor de declarant, 2 velletjes werden ingediend, waarvan 1 werd opgeslagen in een map en 1 vel werd doorgestuurd via een scan en een mailtje naar het Bondcenter, de partner van Gehandicaptensport Nederland voor de boekhouding en de administratie. Het was een hele organisatie om voldoende declaratieformulieren onder onze vrijwilligers te verdelen en als een vrijwilliger geen declaratieformulier (meer) had of als iemand niet beschikbaar was om een declaratieformulier te verzenden per post, leverde dat vertraging op. In de zomer van 2022 voelde dit proces gedateerd aan en werd de vraag binnen het team gesteld. Zijn hiervoor geen andere oplossingen beschikbaar? Vervolgens zijn we ons gaan oriënteren op het internet.

Hoe hebben jullie WeDeclare gevonden?

Via Google typten we “Online declareren voor verenigingen” in en kwamen we vrijwel direct WeDeclare tegen. WeDeclare sprak ons meteen aan, omdat WeDeclare zich richt op Verenigingen en Stichtingen. Na een analyse bleken andere partijen een hoog tarief te rekenen per gebruiker per maand, wat niet in verhouding stond tot het aantal declaraties en de hoogte van de gedeclareerde bedragen. De tarieven waren zo hoog bij andere partijen, dat de jaarlijkse kosten meer zouden zijn dan het totale bedrag aan jaarlijkse declaraties, wat we zouden verwerken. Hierna hebben we contact opgenomen met WeDeclare.

Hoeveel declaraties worden er gemiddeld per maand ingediend?

Bij ons worden ongeveer 20 declaraties per maand ingediend, die we wekelijks verwerken. De verwerking daarvan deden we tussendoor en kostte ons een paar uur per week om dit te controleren, in te scannen en door te sturen. In het begin was het wennen om declaraties online te verwerken met WeDeclare, maar we zijn nu zeker 50 %  minder tijd kwijt met de verwerking van de wekelijkse declaraties. Daarnaast scheelt het ons ook tijd om declaratie formulieren te verzenden, we hebben minder portokosten en we kunnen ook besparen op papieren doordruk vellen, omdat vrijwel alle declaraties nu digitaal verlopen en we veel minder papieren doordruk formulieren hoeven te laten printen en verzenden.

Wat was je eerste indruk van WeDeclare?

Na de eerste mail in september 2022 waren we positief verrast door het hoge service niveau. We kregen duidelijke uitleg over zowel de inrichting van WeDeclare aan de achterkant als de inrichting van WeDeclare aan de voorkant voor onze vrijwilligers, omdat onze processen aangepast moesten worden op de nieuwe werkwijze. Hiervoor werd voldoende tijd uitgetrokken om dit goed op elkaar af te stemmen. Destijds hebben we in het begin 2-wekelijks contact gehad over een periode van ongeveer 2 maanden om Wedeclare goed te kunnen testen en om onze processen zowel aan de achterkant als de voorkant goed in te richten

Hoe is de introductie van Wedeclare binnen Gehandicaptensport Nederland verlopen?

Wij hebben ervoor gekozen om WeDeclare stap-voor-stap te introduceren binnen onze vereniging en om WeDeclare als extra optie aan te bieden naast het bestaande declaratie proces om niet mensen meteen te verplichten om WeDeclare te gaan gebruiken. Zodoende hebben we eerst WeDeclare beschikbaar gemaakt voor ons vaste team medewerkers en vervolgens voor onze reguliere vrijwilligers. WeDeclare werkt intuïtief en de acceptatie verliep vrijwel vanzelf. We zijn nu bezig om de groep van scheidsrechters aan te sluiten op WeDeclare om nog meer declaraties digitaal te kunnen verwerken.  

Welke voordelen hebben jullie ervaren met WeDeclare?

WeDeclare is flexibel en eenvoudig in te richten met verschillende groepen en rollen. Daarnaast is het heel fijn dat je makkelijk kan terugkijken. Alle declaraties worden digitaal opgeslagen en zijn in eenvoudige overzichten terug te vinden zowel voor de gebruiker als de controleur. Daarnaast hebben we geen vertraging meer met de post of beschikbaarheid van ons team op kantoor.

WeDeclare is online 24 uur per dag en wereldwijd beschikbaar als er een internetverbinding is. Onze Topsport coaches zijn wel eens in het buitenland voor een internationaal- of paralympisch sporttoernooi en dan is het handig dat je toch je declaraties kan verwerken en/of je werk als controleur kan doen.

Wat willen jullie andere verenigingen meegeven als ze starten met WeDeclare?

We adviseren verenigingen of stichtingen om niet in een keer over te gaan, omdat mensen tijd nodig hebben om aan de verandering te wennen. Het is ons goed bevallen om dit stap-voor-stap te doen. Daarnaast hebben we WeDeclare als extra service aangeboden en daardoor was het voor iedereen een logische en vanzelfsprekende stap om te maken.

We zouden andere verenigingen en stichtingen ook adviseren om  op deze manier met WeDeclare te starten, omdat het grote pluspunt van deze aanpak is dat je het hele jaar kan starten met het digitaliseren van declaratie, terwijl je altijd kan terugvallen op het bestaande proces. Daarnaast vermindert deze aanpak ook mogelijk de weerstand onder leden of vrijwilligers, omdat leden of vrijwilligers dan zelf de beslissing kunnen maken om wel of niet online en digitaal de declaraties te gaan verwerken met WeDeclare.

Welke punten zouden jullie WeDeclare willen meegeven?

We kijken terug op een heel fijn contact en een soepele introductie van WeDeclare binnen Gehandicaptensport Nederland. De functionaliteit is overzichtelijk en volledig. Het mooie is dat WeDeclare open staat voor feedback, waardoor WeDeclare zich blijft vernieuwen en verbeteren.

Zouden jullie WeDeclare aanbevelen aan andere verenigingen of stichtingen om declaraties digitaal te gaan verwerken?

In het kort we zijn heel tevreden over de ontvangen service en dienstverlening van WeDeclare en maken wekelijks gebruik van het online declaratie platform van WeDeclare om onze declaraties digitaal te verwerken. Mocht je als vereniging of stichting overwegen om de declaraties digitaal te gaan verwerken, dan kunnen we WeDeclare zeker aanbevelen.

WeDeclare Gratis uitproberen?

Denk je er over na om digitaal declaraties te gaan verwerken met WeDeclare. Meld je dan aan en maak een gratis account aan om WeDeclare onbeperkt uit te proberen via de volgende link:

WeDeclare Gratis uitproberen

Permalink

WeDeclare - Update December 2023

Update December 2023

 

WeDeclare heeft als missie om online declaraties eenvoudig te maken voor Verenigingen en Stichtingen. De organisatie streeft ernaar administratieve processen te vereenvoudigen en efficiënter te maken, waardoor Verenigingen en Stichtingen meer tijd kunnen besteden aan hun kerndoelen.

Een recente toevoeging aan de klantenkring van WeDeclare is de Stichting Keiweek van de Studenten Introductie Keiweek Groningen. Deze stichting speelt een cruciale rol in de algemene introductieweek voor nieuwe studenten in Groningen. De KEI-week biedt een unieke kans voor nieuwkomers om de stad en het studentenleven te ontdekken, en het is een essentieel evenement voor degenen die in het komende jaar gaan studeren in Groningen. WeDeclare zal hen blijven ondersteunen bij het stroomlijnen van hun declaratieprocessen komend jaar, zodat zij zich volledig kunnen richten op het organiseren van een succesvolle KEI-week.

Het team van WeDeclare wenst iedereen fijne feestdagen en de beste wensen voor 2024 en we kijken ernaar uit om het komende jaar meer organisaties te helpen bij het vereenvoudigen van hun administratieve taken!

 

Reviews

 

Navigator Studentenvereniging Wageningen (NSW) verduurzaamt en bespaart maandelijks 75% van de tijd met WeDeclare

 

Interview met de oude & nieuwe penningmeester van het collegejaar 2020/2021

Wat is de naam van jullie vereniging?

Navigators Studentenvereniging Wageningen of in het kort NSW.

Wat is het belangrijkste doel van de NSW?

De NSW is een Christelijke studentenvereniging, sinds 1948 actief in Nederland en sinds 1973 in Wageningen. Het belangrijkste doel van de vereniging is om het woord van Christus bekend te maken en door te geven.

Hoeveel leden heeft de NSW?

Anno 2021 heeft NSW ongeveer 160 actieve leden, 40 seniorleden plus reünisten die 1 keer per jaar bij elkaar komen. De 160 actieve leden en 40 senior leden komen wekelijks bij elkaar in kleine kringen.

Hoe is de vereniging georganiseerd? (Aantal bestuursleden, Commissies, etc.?)

Onze vereniging heeft een bestuur van 5 leden en heeft 3 grote commissies die vooral actief zijn in het begin van het college jaar. Dit zijn de, Algemene Introductie Commissie voor de Algemene Introductie Dagen (de AID) van Wageningen ….

Meer reviews en tips zijn te vinden op; wedeclare.nl/#reviews

 

WeDeclare helpt de volgende soorten organisaties bij het online verwerken van declaraties; Studenten- , sport-, beroeps-, belangen-, ouder- en gezelligheidsverenigingen, Disputen, Kerkgenootschappen, stichtingen, bedrijven, scholen gemeenschappen en onderwijsinstellingen.

 

Enkele kenmerken van WeDeclare naast online, betrouwbaar en veilig.

5 + Jaar ervaring

150 + Organisaties

10K + Declaraties verwerkt

Permalink

Vooral tijdens drukke periodes heeft Stichting KEI van de KEI Week Groningen minder gedoe met bonnetjes door de inzet van WeDeclare

In 2022 is Stichting KEI intensiever gebruik gaan maken van de door WeDeclare aangeboden diensten. Vooral tijdens drukke periodes is de inzet van WeDeclare zeer functioneel en bespaart het daarmee veel ongemak. Er is minder gedoe wat betreft onoverzichtelijkheid met bonnetjes voor de Penningmeester en het bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd dat anders besteed zou worden aan het uitzoeken van kosten. Het is een gebruiksvriendelijke manier om zowel te declareren voor personen binnen je organisatie als het verwerken van de betalingen in het boekhoudsoftware voor de Penningmeester. Daarom zijn we erg content met de functionaliteiten van WeDeclare en zullen we zeker de diensten van WeDeclare blijven gebruiken.    

Michelle van de Graaf, Penningmeester Stichting KEI

www.keiweek.nl

Permalink

Kan ik gratis met WeDeclare beginnen? Zo ja, wat is dan het beste moment om WeDeclare uit te proberen?

In principe kan je het hele jaar door gratis met WeDeclare beginnen. Om kennis te maken met WeDeclare en WeDeclare uit te proberen is het mogelijk om geheel gratis voor 1 of 2 gebruikers een organisatie voor een vereniging, stichting of andere bedrijfsvorm aan te maken zonder kosten of verdere verplichtingen.

Hoe het traject wordt vormgegeven is voor elke organisatie anders. Om een indruk te krijgen hoe dat eruit zou kunnen zien verwijzen we je graag naar een van onze reviews uit de praktijk, waarin dit mooi beschreven staat;

Navigator Studentenvereniging Wageningen (NSW) verduurzaamt en bespaart maandelijks 75% van de tijd met WeDeclare

Terug naar de gratis accounts, daarmee kun je alle mogelijkheden en functionaliteiten van zowel een beheerder als een gebruiker ontdekken. In de loop van de tijd zullen we contact opnemen om na te gaan of er hulp nodig is en/of er interesse is om nader met elkaar kennis te maken.

Bij interesse maken we meestal een online een afspraak en wordt dit gecombineerd met een korte demo van WeDeclare. Uiteraard is er dan ook alle ruimte voor aanvullende vragen en wensen. Onze ervaring is dat het digitaal declaren met behulp van WeDeclare vaak om afstemming vraagt binnen de organisatie en tijd kost om voor te bereiden. Daar hebben wij alle begrip voor.

Nadat alle voorbereidingen zijn voltooid dan plannen we een demo periode in. In deze periode wordt meestal aan 1 of 2 groepen zoals een bestuur, commissie of een team gevraagd om deel te nemen aan een demo- of proefperiode, zodat alle processen goed getest kunnen worden.

En als de demo- of proefperiode succesvol is en naar tevredenheid is verlopen, wordt WeDeclare vrijwel altijd uitgerold binnen de hele organisatie. Enthousiast geworden om te beginnen? Maak dan direct een gratis account aan via de volgende link.

WeDeclare gratis uitproberen?

Permalink

Navigator Studentenvereniging Wageningen (NSW) verduurzaamt en bespaart maandelijks 75% van de tijd met WeDeclare

Interview met de oude & nieuwe penningmeester van het collegejaar 2020/2021

Wat is de naam van jullie vereniging?

Navigators Studentenvereniging Wageningen of in het kort NSW.

Wat is het belangrijkste doel van de NSW?

De NSW is een Christelijke studentenvereniging, sinds 1948 actief in Nederland en sinds 1973 in Wageningen. Het belangrijkste doel van de vereniging is om het woord van Christus bekend te maken en door te geven.

Hoeveel leden heeft de NSW?

Anno 2021 heeft NSW ongeveer 160 actieve leden, 40 seniorleden plus reünisten die 1 keer per jaar bij elkaar komen. De 160 actieve leden en 40 senior leden komen wekelijks bij elkaar in kleine kringen.

Hoe is de vereniging georganiseerd? (Aantal bestuursleden, Commissies, etc.?)

Onze vereniging heeft een bestuur van 5 leden en heeft 3 grote commissies die vooral actief zijn in het begin van het college jaar. Dit zijn de, Algemene Introductie Commissie voor de Algemene Introductie Dagen (de AID) van Wageningen Universiteit, de commissie voor de Verenigings Introductie Tijd (de VIT) en de Weekendcommissie. Daarnaast is ook een Pand commissie actief, die op zoek is naar een geschikte eigen locatie. Voor borrels wordt nu nog een locatie gedeeld met een andere vereniging.

Hebben de nieuw Corona maatregelen impact op de vereniging?

Gelukkig kunnen wij ervoor zorgen, dat we in kleinere kringen, waar voldoende afstand kan worden gehouden, bij elkaar kunnen blijven komen. Voorheen waren er grotere en kleinere borrels na de kringgesprekken, maar dat zit er helaas even niet meer in. Die worden nu uitgesteld en we maken er samen het beste van.

Op dit moment wordt WeDeclare ingezet voor het verwerken van de declaraties. Hoe kwam je in contact met WeDeclare?

Het eerste contact was via een mailtje, waarna we een afspraak hebben gemaakt om met elkaar kennis te maken.

Wat was je eerste indruk?

Mijn eerste indruk was dat WeDeclare een persoonlijk en betrokken bedrijf is, die zich gespecialiseerd heeft in Verenigingen. Dat zag ik niet bij andere marktpartijen terug. Daarnaast is mijn ervaring, dat een beginnend bedrijf zeer gemotiveerd is om mee te denken. Meteen vanaf de start was het contact en de samenwerking heel prettig.

Hoe werden de declaraties voor WeDeclare verwerkt?

Toen ik begon aan mijn bestuursjaar trof ik voor mijn gevoel een groot en log systeem aan. Alle declaratie kwamen binnen via de mail, de telefoon, via de website of werden in mijn hand gestopt. Na de betaling werden alle digitale bonnen geprint of werden de bonnen op papier in mappen verzameld om de declaraties te kunnen verantwoorden. Naast dat dit veel ruimte inneemt en daarvoor papier en inkt nodig is, was ik al snel met dat proces van uitbetalen, uitprinten en boeken ongeveer 2 dagen per maand bezig.

Wat was de motivatie om digitaal te gaan declareren?

Het proces vond ik niet duurzaam vanwege het papier en de inkt, die er doorheen ging en vond ik onnodig. Ook was het uitprinten een risico als er brand zou ontstaan.

Hoe lang heb je WeDeclare uitgeprobeerd?

In april 2020 zijn we gestart en in totaal hebben we WeDeclare 3 maanden uitgeprobeerd.

Hoe ben je gestart?

We zijn eerst gestart met de inrichting van WeDeclare en daarna zijn we met 1 commissie begonnen en hebben we in de loop van de tijd het aantal commissies vergroot.

Waar liepen jullie tegen aan tijdens de startperiode?

Het moeilijkst was voor de gebruikers om een account aan te maken. Gelukkig maken we gebruik van de Socie app, waarin we de link en de handleiding van WeDeclare konden plaatsen. Nadat de gebruikers een account hadden aangemaakt liepen de declaraties bijna vanzelf.

Hoe kijk je terug op de startperiode? 

In het bestuur zaten een aantal leden van de Kascontrole commissie, waardoor het bestuur en de kas commissie snel mee waren met WeDeclare. Daarnaast werd het door de leden als een logische vervolgstap gezien om de administratie te digitaliseren en tegelijkertijd te verduurzamen.

Werden er veel vragen gesteld?

In het begin wel. Het meest werd er gevraagd naar de link om een account aan te maken, maar verder viel het aantal vragen mee en gaven de leden aan dat het fijn is in het gebruik en dat je een bericht krijgt als de declaratie is goedgekeurd.

Gebruiken jullie een boekhoudprogramma? Zo ja, welke?

Wij gebruiken Conscribo en bankieren bij de Rabobank. Voor ons was het wel belangrijk dat een koppeling mogelijk was met Conscribo. Hiervoor was de start periode van 3 maanden zeer nuttig, waarin we stap voor stap deze koppeling hebben kunnen opzetten en een goed beeld hebben kunnen vormen van WeDeclare.

Hoe worden de declaraties uitbetaald met WeDeclare?

Met WeDeclare is het mogelijk om een SEPA bestand aan te maken, waarmee je alle declaraties in een keer kunt betalen. Dat scheelt een hoop tijd.

Wat waren de belangrijkste redenen om voor WeDeclare te kiezen?

De belangrijkste redenen waren dat de administratie wordt verduurzaamd met WeDeclare en het boeken meer geautomatiseerd verloopt, wat fouten voorkomt en een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Afgelopen zomer is het bestuur gewisseld en een nieuwe penningmeester gestart. Hoe is de overdracht verlopen?

In het begin dacht ik dat ik wel een training nodig had van WeDeclare, maar na een paar sessies met de vorige penningmeester had ik de training niet meer nodig, ondanks dat deze wel was ingepland. Ik kon vrij vlot zelfstandig werken en mijn weg vinden binnen WeDeclare.

Hoe was het voor jou als nieuwe penningmeester om met WeDeclare te gaan werken?

Het meeste is goed te begrijpen en het scheelde wel, dat ik in de zomer rustig kon starten. Ik dacht nog wel even, hoe zal dat gaan met de grote commissies, die ook een eigen penningmeester hebben en declaraties kunnen goedkeuren, maar dat liep ook allemaal goed.

Hoeveel tijd kost het nu per week / per maand om de declaraties te verwerken?

Over het algemeen ben ik nu ongeveer een middag of ochtend per maand bezig met het verwerken van alle declaraties met WeDeclare en het scheelt, dat ik er niet constant mee bezig ben. Alles is nu overzichtelijk en komt op een plek binnen.

Wat wil je meegeven aan WeDeclare?

Het is fijn om te merken dat WeDeclare mee denkt, betrokken is en het platform mee – ontwikkelt met onze wensen.

Wat zou je andere verenigingen mee willen geven?

Wanneer je je administratie wilt digitaliseren, verduurzamen en tijd wil besparen, dan kunnen we zeker WeDeclare aanraden.

Wat is het handigste moment om met WeDeclare te starten en WeDeclare uit te proberen?

Bij de start is het handig om al enige ervaring te hebben, zodat je goed kan overzien wat WeDeclare voor je vereniging kan betekenen. We raden aan om dan meteen met 1 of 2 commissie te beginnen, zodat het werk valt te overzien en je een goed beeld krijgt van de voordelen van WeDeclare.

www.navigatorswageningen.nl

Permalink

WeDeclare - Update Oktober 2021

Update Oktober 2021

Sinds de laatste update hebben wij niet stil gezeten en zijn we blij dat er weer meer mogelijk is. Dat zien wij ook terug in het aantal activiteiten en het aantal declaraties, dat wordt verwerkt voor de realisatie van deze activiteiten. Het is fijn dat dat weer terug komt.

Daarnaast brengen wij jullie graag op de hoogte van de volgende ontwikkelingen; Ten eerste introduceren we graag ons vindersloon programma. Verder delen we graag een verhaal van een van onze referenties en zijn we recent een samenwerking aangegaan met Uwpenningmeester.nl. Meer achtergrond informatie over deze onderwerpen is hieronder te vinden.

Alvast veel leesplezier en declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare Team

Tot wel 75 euro vindersloon verdienen?

Hoe kan ik meedoen aan het vindersloon programma van WeDeclare?

Bij WeDeclare houden we het graag simpel en eenvoudig. Vandaar dat iedereen, die bij WeDeclare een (gratis) account heeft in aanmerking komt om Vindersloon te verdienen door een unieke en persoonlijke referentiecode op te vragen via ons mail adres info@wedeclare.nl. Wij zullen vervolgens deze referentiecode naar je toe sturen om te kunnen delen met je vrienden, familie of met je netwerk op sociale media.

Lees meer over ons vindersloon programma op onze blog….

Reviews

Scouting Titus Brandsma Deventer declareert digitaal met WeDeclare als declaratie systeem

We zijn als scoutingvereniging een tijdje gelden overgestapt van een formulier op onze eigen website naar WeDeclare als declaratiesysteem. Als vrijwilligersorganisatie is het voor ons heel belangrijk om een helder en betrouwbaar systeem te hebben, zodat voorschotten zo snel mogelijk weer terug betaald kunnen worden.

Toen ik als nieuwe penningmeester begon in april 2022, leerde ik al snel de voordelen van WeDeclare en de functionaliteiten, die het biedt voor het inladen van declaraties bij de bank en bij ons boekhoudprogramma. En de ontwikkelingen staan niet stil. WeDeclare is erg geïnteresseerd in de ervaringen van onze gebruikers en is goed te bereiken om te helpen om deze ervaring zo prettig en vlot mogelijk te maken.

Meer verhalen uit de praktijk zijn te vinden op; wedeclare.nl/#reviews

Partners

Uwpenningmeester.nl en WeDeclare bundelen hun krachten

Uwpenningmeester.nl en WeDeclare bundelen hun krachten en werken samen om Verenigingen en Stichtingen te helpen bij het optimaliseren en digitaliseren van de administratie. Uwpenningmeester.nl is een administratiekantoor gespecialiseerd in verenigingen en stichtingen met gedegen administratieve kennis en ervaring. Meer informatie over Uwpenningmeester.nl is te vinden op de volgende website: uwpenningmeester.nl.

Meer informatie over onze partners is te vinden op; wedeclare.nl/#partners

WeDeclare

Onze doelgroepen

WeDeclare helpt de volgende soorten organisaties bij het online en digitaal verwerken van declaraties; Studenten- , sport-, beroeps-, belangen-, ouder- en gezelligheidsverenigingen, Disputen, Kerkgenootschappen, stichtingen, bedrijven, scholen gemeenschappen en onderwijsinstellingen.

 

Enkele kenmerken van WeDeclare naast online, betrouwbaar en veilig.

5 + Jaar ervaring

100 + Organisaties

5000 + Declaraties verwerkt

 

Permalink

Tot wel 75 euro vindersloon verdienen?

Hoe kan ik meedoen met het vindersloon programma van WeDeclare?

Bij WeDeclare houden we het graag simpel en eenvoudig. Vandaar dat iedereen, die bij WeDeclare een (gratis) account heeft in aanmerking komt om Vindersloon te verdienen door een unieke en persoonlijke referentiecode op te vragen via ons mail adres info@wedeclare.nl. Wij zullen vervolgens deze referentiecode naar je toe sturen om te kunnen delen met je vrienden, familie of met je netwerk op sociale media.

 

Wat gebeurt er als een nieuwe organisatie mijn unieke referentiecode gebruikt?

Wanneer een nieuwe organisatie zich aanmeld met jouw persoonlijke referentiecode, dan kunnen wij daaraan de juiste persoon verbinden. We bekijken elke maand hoeveel nieuwe organisaties zich met een referentiecode hebben aangemeld en houden dit zorgvuldig bij.

Als een nieuwe organisatie zich heeft aangesloten bij WeDeclare en de 1e factuur heeft betaald, dan keren wij daarna eenmalig en zo vlug mogelijk het Vindersloon uit. We hanteren daarbij de volgende voorwaarden, dat we per kalenderjaar bekijken.

 

1e        Nieuwe organisatie*                      5 euro                Vindersloon

2e        Nieuwe organisatie*                     10 euro               Vindersloon

3e        Nieuwe organisatie*                     15 euro               Vindersloon

4e        Nieuwe organisatie*                     20 euro               Vindersloon

5e        Nieuwe organisatie*                     25 euro               Vindersloon

 
Als je 5 nieuwe organisaties hebt gevonden, dan is het totaal verdiende bedrag:

              

5          Nieuwe organisaties*                   75 euro               Vindersloon

 

*  Ter info de ijkdatum voor het Vindersloon is het moment, waarop de 1e factuur is voldaan en niet het moment dat een nieuwe organisatie zich aanmeld bij WeDeclare.

 

Waar kan ik het Vindersloon van WeDeclare aan besteden?

Als je het Vindersloon hebt verdiend, dan zullen we vragen of je het bedrag graag zelf wenst te ontvangen of dat je het bedrag wilt doneren aan je favoriete vereniging, stichting of een ander goed doel naar keuze.

 

Wat gebeurt er als ik meer dan 5 organisaties per jaar vind voor WeDeclare?

Indien je meer dan 5 nieuwe organisaties per jaar weet te enthousiasmeren voor WeDeclare, dan gaan we graag met je in gesprek om na te gaan wat we voor elkaar kunnen betekenen. Mogelijk sluit dan ons Partner programma beter aan. Bij interesse neem dan contact met ons op, zodat we je daar meer over kunnen vertellen en kunnen toelichten hoe je daarvoor in aanmerking kan komen.


Meer vragen?

Mocht je nog aanvullende vragen of opmerkingen hebben over het Vindersloon programma van WeDeclare, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag.

 

Team WeDeclare

info@wedeclare.nl

+31 6 413 999 05

 

Voorwaarden voor deelname aan het Vindersloon programma

Deelname aan het Vindersloon programma is vrijwillig. WeDeclare behoudt zich het recht om de voorwaarden voor het Vindersloon programma eenzijdig tussentijds te wijzigen, op te schorten of zelfs te eindigen, indien deze actie tot ongewenste activiteiten of resultaten leidt voor alle betrokkenen of voor WeDeclare zelf.

Permalink

Scouting Titus Brandsma Deventer declareert digitaal met WeDeclare als declaratie systeem

We zijn als scoutingvereniging een tijdje gelden overgestapt van een formulier op onze eigen website naar WeDeclare als declaratiesysteem. Als vrijwilligersorganisatie is het voor ons heel belangrijk om een helder en betrouwbaar systeem te hebben, zodat voorschotten zo snel mogelijk weer terug betaald kunnen worden.

Toen ik als nieuwe penningmeester begon in april 2022, leerde ik al snel de voordelen van WeDeclare en de functionaliteiten, die het biedt voor het inladen van declaraties bij de bank en bij ons boekhoudprogramma. En de ontwikkelingen staan niet stil. WeDeclare is erg geïnteresseerd in de ervaringen van onze gebruikers en is goed te bereiken om te helpen om deze ervaring zo prettig en vlot mogelijk te maken.

www.connectitus.nl

Permalink

Hoe zorg ik ervoor dat WeDeclare goed aansluit op de boekhouding?

In de eerste plaats zorgt WeDeclare ervoor dat declaraties worden gedigitaliseerd en alle declaraties op 1 centrale plek veilig en online binnen komen. Daarna kunnen deze declaraties eenvoudig worden gecontroleerd en makkelijk worden verwerkt.

Tijdens de hierboven beschreven activiteiten van WeDeclare worden niet alleen de declaraties gedigitaliseerd maar ook verrijkt met informatie. En juist bij het verrijken van een declaratie, kun je het verschil maken als penningmeester en/of boekhouder van een vereniging, stichting of bedrijf door WeDeclare zo in te richten, dat dit aanluit op de boekhouding.

Hierbij is het belangrijk dat WeDeclare aan de achterkant ofwel in de beheer omgeving op de juiste manier is ingericht en dat de relevante informatie voor de boekhouding aan WeDeclare is toegevoegd. Denk daarbij aan referentiecodes van grootboeknummers en/of boekhoudposten, die bekend zijn in je boekhouding of in je boekhoudprogramma.

Vervolgens kan die relevante informatie voor de boekhouding eenvoudig toegevoegd worden aan de gedigitaliseerde declaratie, voordat deze wordt ingediend door de declarant zelf. Daarnaast kun je bij het controleren van de declaratie als je controleurs rechten hebt, de declaratie nog corrigeren of afwijzen, zodat je zeker weet dat de gedigitaliseerde declaratie correct is en aansluit op de boekhouding.

Nadat een declaratie goed is ingediend en na controle is goedgekeurd, dan is het mogelijk om de declaratie met de verrijkte informatie te exporteren naar de bank of naar de boekhouding. Hiervoor biedt WeDeclare meerdere export formaten aan zoals CSV, PDF en SEPA.

Wil je hiermee direct aan de slag en zelf ervaren, hoe dat in de praktijk werkt? Dan kun je gratis bij ons een account aanmaken en samen met ons WeDeclare gaan inrichten en testen. Wij helpen je daar graag bij. Een greep van de boekhoudpakketten waar WeDeclare op kan aansluiten zijn Conscribo, e-boekhouden en Mini pak.

Staat je boekhoudpakket er niet bij of heb je nog aanvullende vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij informeren je graag over de mogelijkheden en beantwoorden graag je vragen.

Tot nu toe zijn we nog geen boekhoudpakket of boekhoudprogramma tegen gekomen, waarbij het niet is gelukt om WeDeclare aan te laten sluiten op de boekhouding.

Team WeDeclare

info@wedeclare.nl

+31 6 413 999 05

Permalink

Kan de gratis startperiode van 1 maand worden verlengd bij WeDeclare?

Jazeker!

We bespreken graag onder welke voorwaarden dat mogelijk is. Daarnaast waarderen we het zeer als het bericht over "Gratis starten?" wordt gedeeld met andere Verenigingen of Stichtingen via een van onze sociale media kanalen, zodat meer Verenigingen en Stichtingen het declaratieproces kunnen digitaliseren en vereenvoudigen met WeDeclare.

Ons bericht over "Gratis starten?" is te vinden via een van de volgende links;

www.linkedin.com/company/wedeclare

www.facebook.com/wedeclare.nl

www.instagram.com/wedeclare.nl

www.twitter.com/wedeclarenl

www.pinterest.com/WeDeclarenl

 

Alvast bedankt voor je interesse en we kijken ernaar uit om met elkaar kennis te maken en samen een virtueel kopje koffie te drinken.

Team WeDeclare

info@wedeclare.nl

+31 6 413 99905

Permalink

Ouderraad van basisschool Wereldkidz Meent raakt geen bonnen meer kwijt met WeDeclare!

De Ouderraad van basisschool WereldKidz Meent gebruikt WeDeclare inmiddels 2 jaar. Waar voorheen 2x per week een fysieke postbus in de school bezocht moest worden, waarin mensen handgeschreven declaratieformulieren indienden, heeft WeDeclare het hele declaratieproces gedigitaliseerd.

Hierdoor kunnen gebruikers direct na aankoop van OR-artikelen hun declaratie indienen, waardoor declaraties sneller worden gedeclareerd en de kans op het vergeten te declareren afneemt. Daarnaast is de werkwijze met WeDeclare voor de penningmeester en voor de kas controle commissie een stuk eenvoudiger geworden, alles staat bij elkaar, en de kans op bonnetjes die kwijt raken is weggenomen.

"Het resultaat is dat het penningmeesterschap minder tijd kost en kwalitatief is verbeterd.

Ouderraad Wereldkidz Meent in Maarn

www.meent.wereldkidz.nl

Permalink

WeDeclare - Update 2021

Update 2021

Het laatste jaar was voor iedereen een bijzonder jaar en voor WeDeclare was dat niet anders. Gelukkig hebben we ons weten aan te passen door veel vanuit huis te werken en online af te spreken. Daarnaast bleek dat ondanks de beperkte bewegingsruimte en de opgelegde maatregelen, dat Verenigingen en Stichtingen creatief waren en zich aanpaste aan de nieuwe omstandigheden.

Hierdoor hebben wij meer en meer organisaties kunnen helpen met het online en corona proof verwerken van declaraties. Daarnaast hebben wij ons platform zichtbaar en onzichtbaar verbeterd mede aan de hand van de ontvangen feedback en hebben wij een marketing actie opgezet om Verenigingen en Stichtingen te ondersteunen. Hieronder is daar meer over te lezen.

Hou het gezond en veel declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare Team

 

Marketing 2021

WeDeclare op sociale media

Tegenwoordig is WeDeclare ook aanwezig op LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter en op Pinterest. We zouden het ontzettend leuk vinden als je ons gaat volgen, liken of linken op een van deze pagina’s. Hieronder zijn de links naar deze pagina’s te vinden.

 

www.linkedin.com/company/wedeclare

www.facebook.com/wedeclare.nl

www.instagram.com/wedeclare.nl

www.twitter.com/wedeclareNL

www.pinterest.com/wedeclareNL

 

Marketing actie 2021

Daarnaast hebben wij een speciale kortingsactie voor verenigingen en stichtingen lopen tot eind 2021. Een aantal verenigingen en stichtingen hebben zich hiervoor al aangemeld en zijn enthousiast van start gegaan. Mocht je als vereniging of stichting gratis aan deze actie mee willen doen, neem dan contact met ons op!

 

Roadmap 2021

Nieuwe functionaliteiten

De volgende nieuwe functionaliteiten zijn het afgelopen jaar gerealiseerd;

Een nieuwe gebruiker direct koppelen aan meerdere groepen

Melding voor een nieuwe gebruiker als een declaratie niet is ingediend

  • App geupdate voor Android 11
  • Export omgeving aangepast en uitgebreid
  • Koppelingen met boekhoudprogramma’s zoals E-boekhouden en Minipak opgezet
  • Negatief declareren mogelijk gemaakt voor bijvoorbeeld donaties of het verrekenen van statiegeld

Toekomstige functionaliteiten

Op de roadmap voor 2021 staan dat de volgende functionaliteiten op het programma;

  • Het live zetten van de mogelijkheid om Kilometer declaraties te kunnen verwerken
  • Op verzoek meer koppelingen opzetten met boekhoud programma’s

Bij interesse in of indien er aanvullende vragen zijn over het verwerken van kilometerdeclaraties en/of het opzetten van een koppeling met een boekhoudprogramma, dan helpen we je graag.  

 

Tot slot mocht je ideeën willen aandragen voor verbetering of meer willen weten over de hierboven beschreven ontwikkelingen of functionaliteiten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen!

Veel declaratie gemakt toegewenst met WeDeclare,

Het WeDeclare team

 

 

 

 

Permalink

Stichting SH- Jong over WeDeclare; “Geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten”

Sinds een aantal jaar maken wij als vereniging gebruik van WeDeclare. In het begin was het even wennen hoe het programma werkt, maar als je eraan gewend bent dan is het heel eenvoudig om te gebruiken. Van onze vrijwilligers hoor ik ook dat zij WeDeclare een fijn programma vinden om mee te werken. Er is namelijk geen gedoe meer met losse lijsten, bonnetjes of zelf gemaakte Excel lijsten.

Men kan heel makkelijk via de website of de app declaraties en een foto van de uitgave of een korte beschrijving toevoegen. Het fijne hiervan is ook dat het allemaal online gebeurt. Er is geen gedoe met bonnetjes afgeven of mailen naar de penningmeester. Dit scheelt behoorlijk aangezien onze vrijwilligers verspreid zitten over heel Nederland.

Wat super fijn aan WeDeclare is dat de penningmeester per maand alle declaraties kan goedkeuren en/of afkeuren. Daarna kan via WeDeclare een SEPA bestand worden aangemaakt welke geïmporteerd wordt in onze bankomgeving vervolgens worden alle declaratie in een keer voldaan aan onze vrijwilligers.

Onze bankomgeving is tevens gekoppeld aan onze boekhoudprogramma, waardoor alle declaraties makkelijke en snel verwerkt kunnen worden.

Kort samengevat, wij als SH-Jong zijn super tevreden met WeDeclare. Het heeft onze declaratie proces een heel stuk makkelijker en sneller gemaakt.

Koen Swaans
Penningmeester SH-Jong

www.shjong.nl

Permalink

Waar kan ik de handleiding vinden van WeDeclare?

Het ontwerp van WeDeclare is bewust eenvoudig en simpel, zodat de meeste verenigingen en stichtingen zonder handleiding met WeDeclare aan de slag kunnen gaan. Hierbij helpt het dat je bij WeDeclare gratis en zonder verdere verplichtingen een account kan aanmaken om WeDeclare zelf uit te proberen en te testen.

Ter aanvulling daarop werken wij continue aan verbeteringen en optimalisaties van WeDeclare, wat zorgt voor veranderingen. Het gevolg is dat mogelijk een handleiding snel gedateerd raakt. Vandaar dat wij niet een standaard handleiding verstrekken, maar we helpen je wel graag op weg en kunnen na tekst en uitleg een opzet aanleveren voor een basis handleiding voor beheerders en gebruikers van WeDeclare.

Kortom bij interesse in WeDeclare, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen of maak alvast gratis en geheel vrijblijvend een account aan op onze website om een eerste indruk te krijgen van WeDeclare. Wij staan voor je klaar.

Alvast veel declaratiegemak toegewenst!

Team WeDeclare

info@wedeclare.nl

+31 6 413 999 05

 

 

Permalink

Waterscouting Jan van Gent verwijst met plezier door naar WeDeclare

Declareren was altijd een gedoe. Formulier in excel invullen, afdrukken, ondertekenen door 2 personen, bonnetje eraan nieten, inleveren en dan zorgen dat het bij de penningmeester terecht kwam. Vaak werd er in de tussentijd een appje gestuurd: ik heb bedrag x uitgegeven, kun je me dat alvast overmaken. De kans dat daarna het formulier of bonnetje niet op de juiste plek terecht kwam was vrij reëel.

Sinds we overgestapt zijn naar declareren via WeDeclare hebben we daar geen last meer van. Alle informatie die nodig is voor een declaratie staat overzichtelijk bij elkaar, bonnetjes raken niet meer zoek omdat er een foto in de app staat en de penningmeester heeft altijd een actueel overzicht van de zaken die nog terugbetaald moeten worden. En het indienen van een declaratie gaat ook snel en makkelijk. De tweede handtekening die nodig is wordt nu automatisch gevraagd aan degene die verantwoordelijk is. Kortom, van alle gemakken voorzien.

Ook de klantenservice is prima. Als je vragen hebt over de werking van WeDeclare wordt je altijd snel geholpen. Als mensen vragen hoe wij onze declaraties op orde hebben gekregen, dan verwijzen we met plezier door naar WeDeclare.

www.waterscoutingjanvangent.nl

Permalink

WeDeclare; Groeit door in 2020!

200112 Groei plaatje.png

Ondertussen is het nieuwe jaar van start gegaan en van deze gelegenheid maken we graag gebruik om je, als gebruiker van WeDeclare, te informeren over onze plannen voor 2020.

Hieronder is een overzicht te vinden van onze activiteiten voor 2020;

  • Achter de schermen werken we continu aan de veiligheid, de betrouwbaarheid en de beschikbaarheid van ons online declaratie platform.
  • Verder zullen we de eerste stappen zetten om met WeDeclare eenvoudig reiskosten te kunnen declareren.

  • En wensen we een groter aantal mensen en organisaties te kunnen helpen bij het eenvoudig verwerken van de declaraties.

Via deze weg willen we iedereen hartelijk bedanken voor het gebruik van WeDeclare en de waardevolle feedback, die we hebben mogen ontvangen. Het is leuk om te merken, dat daardoor WeDeclare groeit. Ondertussen weten meer en meer mensen en organisaties ons te vinden zoals ZZP-ers, consultants, bedrijven, stichtingen, kerkgemeenschappen, Scouting clubs, sportverenigingen, beroepsverenigingen, studentenverenigingen, ouderverenigingen van basisscholen en zeilverenigingen in vrijwel alle uithoeken van Nederland.

Mocht je nog suggesties of ideeën hebben om WeDeclare nog mooier te maken dan het al is, zeg het ons en mocht je enthousiast zijn over WeDeclare, zeg het dan vooral voort!

Alvast een succesvol en gezond 2020 met veel declaratie gemak toegewenst!

Het WeDeclare team

Permalink

Studiosi Mobilae, studievereniging uit Groningen, digitaliseert declaraties met WeDeclare

logo.png

Studiosi Mobilae, de studievereniging van Bewegingswetenschappen uit Groningen, gebruikt WeDeclare sinds januari 2019. WeDeclare is makkelijk voor de declarant. Binnen onze vereniging zijn dit onze bestuurs- en commissieleden, omdat zij niet meer naar het bestuurshok toe moeten om de declaraties te doen. Voor de controleur werkt het ook heel fijn, wat de penningmeester van het bestuur is binnen onze verenging, omdat alles naar wens kan worden ingesteld. Hierdoor verloopt  de kascontrole ook erg soepel.

Daarnaast staan de medewerkers van WeDeclare open voor vragen en is het contact tot dusver erg prettig verlopen. WeDeclare staat open voor tips en aanpassingen, als je vindt dat er iets verbeterd moet worden, wat natuurlijk net iets is wat niet door de penningmeester ingesteld kan worden.

In het kort WeDeclare is een enorme aanrader als je de declaraties wilt digitaliseren!

www.studiosimobilae.nl

Permalink

Zelfstandige Pauline van Schayck vindt WeDeclare onmisbaar voor een goede administratie

Als zelfstandige is het ontzettend handig om je bonnen overzichtelijk bij elkaar te hebben. Na een tijdje worden bonnen onleesbaar of je raakt ze kwijt. Als je ze opslaat via de app of de website, dan gaat je bon niet verloren en heb je meteen alle gegevens bij elkaar.

Ik vind vooral het maken van verzamelingen handig. Aan het eind van het kwartaal of jaar zie ik dan sneller welke bedragen ik af kan trekken van de belasting. Misschien heb ik het ook nog eens nodig, als ik meerdere uitgaven bij één opdrachtgever wil declareren. Dan kan ik daar namelijk ook een verzameling voor maken. In WeDeclare stel je je verzamelingen zelf samen, dus dat geeft mij de vrijheid om bonnen te groeperen op een voor mij handige manier.

WeDeclare is voor mij onmisbaar om een goede administratie bij te houden. Ik probeer er zo min mogelijk tijd aan te besteden, want ik ben natuurlijk liever aan het schrijven, over wetenschap bijvoorbeeld. Daar helpt WeDeclare zeker een handje aan mee!

www.paulinevanschayck.nl

Permalink

Binnen WSZV Aqua wordt tijd bespaart met WeDeclare

Aqua Logo jpg.jpg

Binnen onze vereniging wordt er veel gedeclareerd. Veel mensen halen eten, materiaal of natuurlijk bier voor Aqua. Eerst moesten leden declareren via formulieren, wat veel tijd kostte voor de leden en voor de penningmeester. Hierdoor wilden minder leden spullen voor Aqua kopen.

Maar sinds dat we WeDeclare gebruiken is het veel makkelijker. Daardoor vinden mensen het minder erg om geld voor te schieten voor Aqua. Ook raken we op deze manier geen formulieren of bonnetjes kwijt.

www.wszvaqua.nl

Permalink