Interview met Joep Pelsser, Manager Topsport Gehandicaptensport Nederland
Wat doet de Vereniging Gehandicaptensport Nederland?
Gehandicaptensport Nederland (GSN) is een sportbond, die de belangen behartigt voor sporters met een handicap. Dat kan zowel een fysieke beperking zijn, een verstandelijke beperking als een beperking in het auditieve en/of visuele spectrum.
Om dit te realiseren geeft GSN invulling aan de volgende activiteiten en programma’s zowel op competitief als recreatief niveau en biedt het ondersteuning en stimulering van zowel Paralympische sporten als niet – Paralympische sporten. GSN heeft hiervoor een topsport programma met coaches in dienst. Daarnaast zorgt de GSN voor breedte sport en verzorgd de GSN een scheidsrechteropleiding. Verder ondersteunt de GSN met hun specifieke domein kennis ook andere sportbonden bij vraagstukken met betrekking tot Gehandicaptensport.
Een nieuwe ontwikkeling is dat GSN in de breedte beweging en sport stimuleert voor haar doelgroep. Een mooi voorbeeld daarvan is dat de GSN ook Beweegcafe’s voor ouderen met een handicap organiseert, waar enthousiast aan wordt deelgenomen en wat steeds bekender en groter begint te worden.
Hoe groot is de Vereniging Gehandicaptensport Nederland?
GSN heeft een vast team van 10 bureaumedewerkers en topsport coaches en daarnaast een bestuur. Naast dit vaste team zijn door heel Nederland een groep van ongeveer 100 vrijwilligers actief, die zich regelmatig inzetten voor Gehandicaptensport Nederland (GSN) in verschillende sporten en verbanden. De leden van GSN zijn de ongeveer 300 aangesloten sportverenigingen, die een programma hebben voor sporters met een handicap.
Wat was de aanleiding om met WeDeclare te starten?
Voordat we met WeDeclare zijn gestart verwerkten we de declaraties met behulp van een papieren declaratieformulier met een doordruk vel met 3 velletjes. 1 vel was dan voor de declarant, 2 velletjes werden ingediend, waarvan 1 werd opgeslagen in een map en 1 vel werd doorgestuurd via een scan en een mailtje naar het Bondcenter, de partner van Gehandicaptensport Nederland voor de boekhouding en de administratie. Het was een hele organisatie om voldoende declaratieformulieren onder onze vrijwilligers te verdelen en als een vrijwilliger geen declaratieformulier (meer) had of als iemand niet beschikbaar was om een declaratieformulier te verzenden per post, leverde dat vertraging op. In de zomer van 2022 voelde dit proces gedateerd aan en werd de vraag binnen het team gesteld. Zijn hiervoor geen andere oplossingen beschikbaar? Vervolgens zijn we ons gaan oriënteren op het internet.
Hoe hebben jullie WeDeclare gevonden?
Via Google typten we “Online declareren voor verenigingen” in en kwamen we vrijwel direct WeDeclare tegen. WeDeclare sprak ons meteen aan, omdat WeDeclare zich richt op Verenigingen en Stichtingen. Na een analyse bleken andere partijen een hoog tarief te rekenen per gebruiker per maand, wat niet in verhouding stond tot het aantal declaraties en de hoogte van de gedeclareerde bedragen. De tarieven waren zo hoog bij andere partijen, dat de jaarlijkse kosten meer zouden zijn dan het totale bedrag aan jaarlijkse declaraties, wat we zouden verwerken. Hierna hebben we contact opgenomen met WeDeclare.
Hoeveel declaraties worden er gemiddeld per maand ingediend?
Bij ons worden ongeveer 20 declaraties per maand ingediend, die we wekelijks verwerken. De verwerking daarvan deden we tussendoor en kostte ons een paar uur per week om dit te controleren, in te scannen en door te sturen. In het begin was het wennen om declaraties online te verwerken met WeDeclare, maar we zijn nu zeker 50 % minder tijd kwijt met de verwerking van de wekelijkse declaraties. Daarnaast scheelt het ons ook tijd om declaratie formulieren te verzenden, we hebben minder portokosten en we kunnen ook besparen op papieren doordruk vellen, omdat vrijwel alle declaraties nu digitaal verlopen en we veel minder papieren doordruk formulieren hoeven te laten printen en verzenden.
Wat was je eerste indruk van WeDeclare?
Na de eerste mail in september 2022 waren we positief verrast door het hoge service niveau. We kregen duidelijke uitleg over zowel de inrichting van WeDeclare aan de achterkant als de inrichting van WeDeclare aan de voorkant voor onze vrijwilligers, omdat onze processen aangepast moesten worden op de nieuwe werkwijze. Hiervoor werd voldoende tijd uitgetrokken om dit goed op elkaar af te stemmen. Destijds hebben we in het begin 2-wekelijks contact gehad over een periode van ongeveer 2 maanden om Wedeclare goed te kunnen testen en om onze processen zowel aan de achterkant als de voorkant goed in te richten
Hoe is de introductie van Wedeclare binnen Gehandicaptensport Nederland verlopen?
Wij hebben ervoor gekozen om WeDeclare stap-voor-stap te introduceren binnen onze vereniging en om WeDeclare als extra optie aan te bieden naast het bestaande declaratie proces om niet mensen meteen te verplichten om WeDeclare te gaan gebruiken. Zodoende hebben we eerst WeDeclare beschikbaar gemaakt voor ons vaste team medewerkers en vervolgens voor onze reguliere vrijwilligers. WeDeclare werkt intuïtief en de acceptatie verliep vrijwel vanzelf. We zijn nu bezig om de groep van scheidsrechters aan te sluiten op WeDeclare om nog meer declaraties digitaal te kunnen verwerken.
Welke voordelen hebben jullie ervaren met WeDeclare?
WeDeclare is flexibel en eenvoudig in te richten met verschillende groepen en rollen. Daarnaast is het heel fijn dat je makkelijk kan terugkijken. Alle declaraties worden digitaal opgeslagen en zijn in eenvoudige overzichten terug te vinden zowel voor de gebruiker als de controleur. Daarnaast hebben we geen vertraging meer met de post of beschikbaarheid van ons team op kantoor.
WeDeclare is online 24 uur per dag en wereldwijd beschikbaar als er een internetverbinding is. Onze Topsport coaches zijn wel eens in het buitenland voor een internationaal- of paralympisch sporttoernooi en dan is het handig dat je toch je declaraties kan verwerken en/of je werk als controleur kan doen.
Wat willen jullie andere verenigingen meegeven als ze starten met WeDeclare?
We adviseren verenigingen of stichtingen om niet in een keer over te gaan, omdat mensen tijd nodig hebben om aan de verandering te wennen. Het is ons goed bevallen om dit stap-voor-stap te doen. Daarnaast hebben we WeDeclare als extra service aangeboden en daardoor was het voor iedereen een logische en vanzelfsprekende stap om te maken.
We zouden andere verenigingen en stichtingen ook adviseren om op deze manier met WeDeclare te starten, omdat het grote pluspunt van deze aanpak is dat je het hele jaar kan starten met het digitaliseren van declaratie, terwijl je altijd kan terugvallen op het bestaande proces. Daarnaast vermindert deze aanpak ook mogelijk de weerstand onder leden of vrijwilligers, omdat leden of vrijwilligers dan zelf de beslissing kunnen maken om wel of niet online en digitaal de declaraties te gaan verwerken met WeDeclare.
Welke punten zouden jullie WeDeclare willen meegeven?
We kijken terug op een heel fijn contact en een soepele introductie van WeDeclare binnen Gehandicaptensport Nederland. De functionaliteit is overzichtelijk en volledig. Het mooie is dat WeDeclare open staat voor feedback, waardoor WeDeclare zich blijft vernieuwen en verbeteren.
Zouden jullie WeDeclare aanbevelen aan andere verenigingen of stichtingen om declaraties digitaal te gaan verwerken?
In het kort we zijn heel tevreden over de ontvangen service en dienstverlening van WeDeclare en maken wekelijks gebruik van het online declaratie platform van WeDeclare om onze declaraties digitaal te verwerken. Mocht je als vereniging of stichting overwegen om de declaraties digitaal te gaan verwerken, dan kunnen we WeDeclare zeker aanbevelen.
WeDeclare Gratis uitproberen?
Denk je er over na om digitaal declaraties te gaan verwerken met WeDeclare. Meld je dan aan en maak een gratis account aan om WeDeclare onbeperkt uit te proberen via de volgende link: